TS CONTABILIDAD: Importación de Subcuentas desde EXCEL©

Dentro del menú Ficheros > sección Subcuentas > Herramientas de la aplicación TS Contabilidad, encontrarás la posibilidad de importar cuentas a partir de una hoja de cálculo, es decir, con extensión .xls, .xlsx. u .ods. 

Desde Herramientas, elige la opción Importar de Excel y automáticamente se abrirá la ventana de importación.

En la ventana de importación:

• Indica la ruta del archivo EXCEL© que contiene la información de las cuentas que deseas importar, pulsando el botón Ruta del fichero.

• Si el archivo incluye filas de encabezado, indica cuál es la primera fila que refleja datos relativos a las cuentas que deseas importar.

• Completa las casillas de las que dispongas datos con las letras que identifiquen cada una de las columnas correspondientes en el libro EXCEL©. Las casillas con asterisco son obligatorias.

• Marca la casilla «Sobrescribir datos si ya existe NIF/CIF, si tienes alguna cuenta ya creada y quisieras modificarla o completarla.

• modificarla o completarla.

💬 ¿Sabías que...?

Es posible guardar la configuración de columnas en un archivo .xml para utilizarla en futuras importaciones, siempre que el orden de las columnas
sea el mismo.

Para hacerlo pulsa «Grabar configuración». Posteriormente, para recuperarla, pulsa «Leer configuración» y selecciona el archivo de configuración que
habías guardado. Por defecto, el programa propone como directorio de destino: aplifisa\contcs\configs\excel\subcuentas.

Una vez completada la configuración de esta ventana, asegúrate de cerrar el archivo y pulsa el botón Importar para que el programa procese el archivo.

Si alguna cuenta no pudiera importarse por contener errores o carecer de algún dato obligatorio, el programa propone un informe de las cuentas no importadas en el que conocerás el motivo del rechazo.

Si el proceso se realiza sin errores, se mostrará un mensaje de atención que indicará que se ha completado la importación y el número de registros que se han importado.

Las nuevas Subcuentas aparecerán en el Mantenimiento de Subcuentas, menú Ficheros > Subcuentas.

📝 A tener en cuenta

• Solo se importa la información de la primera hoja del fichero EXCEL©.

• Únicamente se importarán las subcuentas que tengan informado nombre o descripción.

• Todos los campos de texto admiten mayúsculas y minúsculas. No obstante, si el contenido figura en minúsculas, el programa convertirá automáticamente las palabras a mayúsculas durante la importación.

• Las subcuentas de I.V.A. deben ser configuradas con su porcentaje y ámbito de operación.

Bloque «Documento Identificativo»

Campo «CIF/NIF»

Durante el proceso se validará que el número de identificación informado sea correcto.

Si no se informa una clave de identificación, el programa comprobará, según su estructura, si se trata de un NIF español o de un NIF-IVA intracomunitario.

Si el dato informado no se corresponde con la estructura de ninguno de ellos, el cliente o proveedor será rechazado durante la importación y el motivo se mostrará en el informe posterior.

Campo «NIF representante»

No es posible incorporar este dato desde el fichero. Deberá completarse manualmente después de incorporar el NIF del representado.

Campo «Otros documentos»

Para clientes o proveedores extranjeros, es muy importante informar la clave de identificación correspondiente entre las siguientes opciones:

• 3 - Pasaporte

• 4 - Documento oficial del país de residencia

• 5 - Certificado de residencia fiscal

• 6 - Otro documento probatorio

Si no se informa ninguna clave, el programa validará el documento como si se tratara de un documento español y la importación generará error.

No es posible importar dos veces la misma cuenta con el mismo NIF español o NIF-IVA intracomunitario.

Bloque «Domicilio en España»

Campo «Provincia»

Este campo admite texto, el código ISO de la provincia —correspondiente a los dos primeros dígitos del código postal— o puede dejarse en blanco.

Si se deja en blanco, se autocompletará durante la importación siempre que el campo Código Postal tenga contenido.

El proceso solo tendrá en cuenta la columna que contenga el dato de la provincia cuando no exista Código Postal. Si el código postal existe, pero es incorrecto, el campo Provincia permanecerá en blanco, ya que no podrá localizarse la equivalencia.

Campo «Código Postal»

En el caso de códigos postales con 4 dígitos que no tengan un cero delante, el programa los incorporará completando automáticamente el cero inicial.

Por ejemplo, si en el fichero figura 5001, el programa incorporará 05001, correspondiente a la provincia de Ávila.

Bloque «Domicilio en país de residencia»

Si la clave de identificación está comprendida entre la 3 y la 6, los datos del domicilio se incorporarán en el apartado «Domicilio en país de residencia», aplicando la siguiente equivalencia:

• Dirección = Domicilio (Address)

• Municipio = Población / Ciudad

• Código Postal = Código Postal (ZIP)

• Provincia = Provincia / Región / Estado

En el resto de casos, los datos se incorporarán en las casillas habituales del domicilio en España.

Campo «País»

Admite texto o código ISO.

Bloque «Otros datos»

Campo «Correo electrónico»

Admite varias cuentas de correo electrónico separadas por punto y coma (;).

Por ejemplo: correo1@gmail.com;correo2@gmail.com.

📐 Longitud de los campos