Configuración de cuentas de correo en TeamSystem | Aplifisa

Para poder enviar correos electrónicos desde la opción Avisos, disponible en todos los programas de TeamSystem | Aplifisa, es necesario configurar previamente las cuentas de correo remitentes que se utilizarán para contactar con clientes y/o proveedores.

📧 Cómo configurar una cuenta de correo

La configuración de las cuentas de correo salientes se realiza desde el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa.

📢 Importante: 

Solo usuarios de tipo Administrador o Usuario Avanzado tienen acceso por defecto a este apartado.

Dirígete al menú Utilidades > sección Datos Titular – Parámetros.

En la pantalla que se muestra, accede al apartado Servidor Correo.

⚙️ Métodos de configuración disponibles

Para dar de alta una cuenta de correo, dispones de dos opciones:

🔹Configuración manual

• Pulsa el botón Alta.

• El programa te preguntará si deseas utilizar el asistente de alta. Responde "No".

• Introduce todos los campos solicitados.

Para realizar esta configuración correctamente, deberás contactar con tu proveedor de correo, que te facilitará los datos necesarios (servidor, puerto, cifrado, etc.).

⚠️ Recuerda que debes utilizar siempre los datos del servidor de correo saliente (SMTP).

Dispones de artículos específicos con ejemplos de configuración para cuentas de:

• 🔗 Configuración de cuentas de correo Gmail: Pasos previos

🔹Configuración asistida

Existe un asistente de configuración que facilita el proceso:

• Pulsa el botón Asistente.

• Selecciona Añadir un correo.

• Introduce únicamente la dirección de correo electrónico y continúa.

• Informa la contraseña de acceso al correo anterior.

En algunos casos, este método puede no completarse correctamente debido a restricciones de seguridad del proveedor de correo. Si esto ocurre, será necesario realizar la configuración manual.

📝 Opciones adicionales de configuración

Además de los datos de conexión, podrás definir las siguientes opciones:

• Pausa entre envíos (en segundos)

  Tiempo de espera entre el envío de dos correos electrónicos cuando se envían de manera masiva para evitar la saturación del servidor de correo.

• Límite de destinatarios en cada correo

  Para los envíos masivos de emails en los cuales el mismo correo se envía a varios destinatarios, es el número máximo de direcciones de correo electrónico que se asociarán a cada envío, este número depende del servidor de correo que se utilice.

• Reconectar en cada envío

  Se proporciona activada por defecto y permite reconectar con la cuenta indicada tras cada envío.

Estas opciones ayudan a controlar el envío de correos y evitar bloqueos por parte del proveedor.

• Solicitar confirmación recepción

  Puedes activar esta opción si deseas recibir una confirmación de que el destinatario ha recibido el email.
  Ten en cuenta que no siempre funciona, ya que depende del gestor de correo utilizado por el destinatario.

• Prioridad Alta

  Puedes establecer esta opción de entrega para marcar indicar que el mensaje es urgente o importante.

🔍 Comprobación de la cuenta de correo

Una vez configurada la cuenta, es muy importante verificar que funciona correctamente.

Para ello, utiliza el botón Comprobar, que realizará un envío de prueba desde la cuenta configurada hacia la propia dirección de correo.

• Si el envío se completa correctamente, la cuenta estará bien configurada.

• Si falla, revisa nuevamente los datos introducidos y repite la comprobación.

Finalmente, graba los cambios.

📨 Cuentas predeterminadas

Si dispones de varias cuentas de correo, puedes establecer una como predeterminada para que el sistema la proponga por defecto en la ventana de la relación de envíos de correos electrónicos.
Desde esa misma ventana, podrás seleccionar otra cuenta distinta si lo necesitas.

Si no se te permite elegir otra cuenta, es porque el usuario Administrador ha limitado esa opción.

🛡️ Configuración por parte del Administrador

El Administrador puede configurar este comportamiento editando el usuario correspondiente desde el menú Usuarios > sección Mantenimiento de Usuarios.

Dentro de la pestaña Doc3W / Correo electrónico, en la parte inferior, podrá:

• Asociar una cuenta de correo preferida para el usuario.

• Impedir que el usuario la modifique al realizar el envío de emails.

💡 Recomendación:

Se recomienda asociar una cuenta de correo a cada usuario cuando cada uno dispone de una cuenta nominativa, para un mayor control y trazabilidad
de los envíos.