¿Veri*Factu o No Veri*Factu?

Diferentes escenarios, misma normativa

Todos somos conscientes de la obligatoriedad de la normativa VeriFactu, que entrará en vigor de forma inminente en virtud de la Ley Antifraude en España (Ley 11/2021, de 9 de julio), que se regula en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación.

Para dar cumplimiento a esta Ley, la Agencia Tributaria contempla dos escenarios o modelos posibles, mutuamente excluyentes y de libre elección por parte del usuario:

1. Sistema VeriFactu (Sistemas de emisión de facturas verificables): Envío automático y en tiempo real de los registros de facturación a Hacienda en el momento de emisión de la factura, obteniendo una respuesta inmediata con la validación de la factura y un código QR que la acredita como válida.

2. Sistema No VeriFactu (Sistemas de emisión de facturas NO verificables): Los registros de facturación no se envían de manera inmediata. En su lugar, se almacenan en el SIF (Sistema Informático de Facturación) conforme a los requisitos legales. La Agencia Tributaria podrá requerirlos cuando lo considere oportuno, ya sea mediante requerimientos o inspecciones.

En ambos escenarios se aplica la misma normativa de obligado cumplimiento, tanto para el SIF como para el usuario. Esto implica que las pautas establecidas por Ley serán las mismas en ambos escenarios. Por ejemplo, entre otras, la prohibición de editar o eliminar registros de facturación y la necesidad de garantizar la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de las facturas.

⚖️ VeriFactu 🆚 No VeriFactu

La cuestión que surge en este momento es qué escenario elegir de cara a la obligatoriedad de acogerse a VeriFactu. Es normal que aparezcan dudas como:

• ¿Cuál es más sencillo?

• ¿Cuál me beneficia más?

• Si no quiero enviar las facturas a Hacienda, ¿debo acogerme a No VeriFactu?

• ¿Cuál es más fiable?

A continuación, trataremos de solventar y aclarar estas cuestiones.

🔍 Transparencia y control

El propósito de la Ley es reforzar la transparencia para prevenir el fraude fiscal.  Por ello, la Agencia Tributaria va a ser conocedora en ambos escenarios de cada uno de los registros de facturación y su trazabilidad.

La diferencia entre un escenario y otro está en la forma de comunicación:

• En VeriFactu, el envío y la validación se realizan de manera automática y en tiempo real al emitir la factura, devolviendo la Agencia Tributaria la confirmación junto con un código QR.

• En No VeriFactu, la Agencia Tributaria podrá solicitar toda la información que garantice y demuestre el cumplimiento de la normativa cuando lo estime oportuno, mediante requerimientos e inspecciones al usuario.

🤝 Cumplimientos comunes

En los dos escenarios, el SIF debe garantizar:

• La inalterabilidad de las facturas, esto es, no se podrá de ningún modo editar o eliminar los registros de facturación.

• La utilización obligatoria de serie y número en las facturas.

También, la fecha de emisión de la factura vendrá determinada y garantizada por el propio SIF, no pudiendo ser modificada. Es decir, desde el momento en que se emite una factura, el SIF fijará la fecha de la factura real. Todos sus datos quedarán bloqueados y serán inalterables desde ese instante.

Por tanto, el SIF deberá adaptarse y limitarse en ambos escenarios para garantizar el cumplimiento de la normativa en estos aspectos, entre otros.

🎯 Particularidades de No VeriFactu

Si se opta por este escenario, además de lo anterior, hay que cumplir con obligaciones adicionales:

• Requisitos de seguridad extra en los equipos, garantizando que no es posible alterar las bases de datos.

• Mayor rigor en la preservación de los registros: firma, registro de eventos del sistema y conservación durante 4 años, bajo la responsabilidad tanto del fabricante como del propio usuario.

• Quienes opten por No VeriFactu no tendrán acceso a los servicios de asistencia que pueda ofrecer la Agencia Tributaria.

• Las facturas emitidas en este escenario no cuentan con la validación de la Agencia Tributaria, lo que podría generar desconfianza en sus clientes, al no poder verificar si la factura es válida y cuestionarse por qué motivo no se informa a Hacienda en tiempo real.

Comparativa de escenarios VeriFactu vs. No VeriFactu

✅ Ventajas en el escenario VeriFactu

Resumiendo, y según establece la propia Agencia Tributaria en su página web, las principales ventajas para el propio USUARIO de acogerse al escenario VeriFactu frente al escenario No VeriFactu son:

📦 Menor carga operativa para el usuario: El usuario no tiene que asumir la responsabilidad ni las tareas de almacenar, exportar y conservar accesibles y legibles durante años los registros de facturación y los registros de evento. Esto simplifica el uso del sistema y aporta mayor seguridad en el cumplimiento normativo.

🕒 Evita gestiones posteriores con Hacienda: No deberán preocuparse de recibir requerimientos de la Agencia Tributaria para entregar a posteriori los registros de facturación emitidos con SIF «VERI*FACTU». Esto supone un ahorro en tiempo y costes (personal especializado, recursos económicos, etc.) asociados a este tipo de trámites y, de forma indirecta, puede acelerar la tramitación de devoluciones fiscales que se soliciten.

⏱️ Sin exigencia de sincronización horaria precisa: No será necesario garantizar que el reloj del sistema informático esté sincronizado con un margen de error inferior a un minuto, lo que reduce la complejidad técnica del cumplimiento.

🛡️ Mayor confianza para los clientes: Las facturas incluirán un código QR y una leyenda que indica que son verificables en la Sede Electrónica de la AEAT. Esto permite a los clientes comprobar su validez directamente, reforzando la imagen de transparencia y cumplimiento fiscal del emisor. Además, este aspecto podría ser utilizado como argumento comercial y distintivo de “calidad y cumplimiento fiscal”.

🛠️ Acceso a herramientas electrónicas de la AEAT: Dispondrán de servicios electrónicos que facilitan la presentación de los libros registros de facturas expedidas, completados automáticamente a partir de la información ya remitida, así como ayudas en la confección de las autoliquidaciones.

💡 Recomendación TeamSystem | Aplifisa

Desde nuestra experiencia y conocimiento en la materia, recomendamos claramente el escenario VeriFactu. Es por ello que, tras un amplio estudio y valoración junto con expertos de la propia Agencia Tributaria, hemos decidido que nuestro software esté adaptado únicamente al escenario VeriFactu – VeriFactu, para así poder garantizar y ofrecer a los usuarios la opción que, a medio plazo, será la más ventajosa.

Los motivos principales son los expuestos en los puntos anteriores. Además, optar por el escenario VeriFactu le permitirá posicionarse ante sus clientes como un proveedor fiable y transparente, obteniendo mayor facilidad de trato con intermediarios y una gestión más eficiente en la relación despacho-cliente, y todo ello sin variar en ningún momento la relación con ellos y su forma de facturación actual.

Nuestro propósito, como siempre, es facilitar al usuario el cumplimiento normativo y por supuesto, ayudarle a adaptarse a los continuos cambios legislativos de la manera más sencilla, fiable y segura posible, y que, además, garantice la minimización de posibles problemas futuros con la Agencia Tributaria y otras Administraciones Públicas.