La nueva normativa va a cambiar las reglas de la facturación de las empresas.
Como asesor, es clave que estés preparado antes de que sea obligatorio en 2027. Para ayudarte, hemos recopilado las preguntas más frecuentes pensadas especialmente para asesores como tú.
¡Resuelve tus dudas y empieza a preparar a tus clientes desde hoy!
Contenido:
📘 Obligación de VeriFactu
🔹Un autónomo dedicado a arrendamiento de inmuebles y parking, ¿debe enviar todas las facturas que emite de las diferentes actividades (pisos, locales, aparcamientos)?
Habría que comprobar si ese arrendamiento tiene la consideración de actividad económica o si, por el contrario, se trata de un rendimiento de capital inmobiliario.
Cuando se trate de un contribuyente persona física que realice una actividad económica y use un software de facturación, tendrá que cumplir los requisitos.
🔹¿Un no residente que alquila un inmueble está sujeto a VeriFactu?
Solo si opera mediante un establecimiento permanente.
🔹Un arrendador persona jurídica me envía su factura, la cual yo después traslado a mi serie y numeración correlativa. ¿Podré seguir haciéndolo?
El arrendador en S.A. sí tiene que enviar su registro de facturación a la A.E.A.T. El destinatario debería contabilizar respetando la serie y número de la factura recibida, no con una propia.
🔹Si mis clientes hacen una autofactura, y están acogidos a VeriFactu ¿pueden o deben emitir ellos dicha factura?
Si el cliente (destinatario) hace la factura porque tiene delegada esa función, es éste el que tiene que remitir el registro de facturación.
🔹Un bar que emite facturas simplificadas, ¿estaría obligado?
Hay varios supuestos en los que la factura emitida por un bar (en módulos) tiene carácter obligatorio. En estos supuestos el Sistema Informático de Facturación o SIF utilizado sí queda sometido al Reglamento.
Siempre que exista obligación de expedir una factura y se utilice un software de facturación para ello, estará dentro del ámbito de aplicación de la norma y el software deberá cumplir con los requisitos del Reglamento, incluso aunque el régimen aplicable no obligue, en principio, a emitir factura en todas las operaciones.
La única excepción será para aquellas operaciones en las que no exista obligación de expedir factura.
🔹Si un bar hace una factura borrador/proforma y después la anula ¿deja rastro o desaparece del programa si el empresario quiere?
Los programas que permiten emitir borradores o proforma deben formar un tono indivisible con los que emiten la facturación definitiva y, aunque no están sometidos al Reglamento, sí deben cumplir los requisitos del artículo 29.2.j) LGT, por lo que no pueden permitir la eliminación de información sin registrar.
🔹En el caso del agricultor, es el comprador quién emite la factura, ¿está obligado a VeriFactu?
No, el recibo agrícola no está incluido en el ámbito de aplicación de los Requisitos del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación.
🔹Mi cliente tiene un supermercado y tributa en recargo de equivalencia. ¿Tiene que enviar a la AEAT las facturas que emite a sus clientes?
La norma excluye del ámbito de aplicación a las operaciones afectadas por el Recargo de Equivalencia, pero esto no implica que no exista, en determinados casos, la obligación de expedir factura.
Por tanto, si existe obligación de emitir factura y esta se realiza mediante un software de facturación, debe cumplirse el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023), incluso aunque la operación esté sujeta al Recargo de Equivalencia.
Ejemplo práctico: Un contribuyente en Estimación Directa que realiza operaciones con Recargo de Equivalencia y está obligado a facturar a su contraparte.
🔹Si yo como Asesor opto por ser VeriFactu, ¿mis clientes están obligados a serlo también?
Si usted está expidiendo las facturas por cuenta de su cliente, le corresponde el cumplimiento material de los requisitos, y la opción que ejerza se entienda ejercida por cuenta de su cliente.
🔹Si la empresa o profesional no utiliza software de facturación, ¿es obligatorio?
No, el Reglamento no impone el uso de un Sistema Informático de Facturación.
Los pequeños contribuyentes que expiden facturas de forma manual (en papel o mediante talonarios) no están obligados a cumplir el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación. Mientras no utilicen un software de facturación, no estarán sujetos a los requisitos establecidos en la norma.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que con la futura entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria (regulada por la Ley Crea y Crece), estos contribuyentes deberán adaptarse y, en consecuencia, utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) conforme a la normativa.
La labor del asesor incluye recomendar a su cliente la digitalización de procesos, con el objetivo de minimizar errores y evitar la falta de documentación necesaria para cumplir con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma.
🔹Si únicamente utilizo Excel o Word para hacer las facturas, ¿tendría que realizar el envío?
Si se usan exclusivamente a modo de plantilla no estarán sometidos al Reglamento VeriFactu. Si usas un procesador de texto u hoja de cálculo para facturar, almacenar y procesar la información, sí debería cumplir los requisitos porque pasaría a considerarse un sistema de facturación.
Ante la duda, lo mejor es utilizar software que cumplan los requisitos de este Reglamento.
🔹¿Las cajas registradoras que hacen la Z al final del día está obligadas?
Dependerá del tipo de caja registradora que sea. Si cumple con los 3 requisitos mencionados, será un SIF: 1) Admitir entrada de información de facturación, 2) almacenar la misma y 3) procesar la misma. A destacar que ni el almacenamiento ni el procesamiento es necesario que se realicen en el mismo sistema informático.
En el caso de los CashDro o cajones automáticos inteligentes de gestión de efectivo, muy utilizados en hostelería para evitar que los camareros manipulen directamente el dinero, estos equipos generan facturas, conservan registros y los procesan. Además, suelen estar conectados a un ERP o sistema de facturación, por lo que deben cumplir con los requisitos del Reglamento.
🔹 ¿Se puede implementar un sistema de pre-facturación o borradores antes de registrar una factura oficialmente?
Sí, es posible implementar un sistema de pre-facturación o generación de borradores antes de emitir una factura definitiva.
El Reglamento y la Orden Ministerial regulan exclusivamente los sistemas informáticos de facturación, es decir, aquellos que se utilizan para expedir facturas o facturas simplificadas de forma oficial.
Por tanto:
Los sistemas que generan borradores o documentos previos a la emisión formal de la factura no se consideran sistemas de facturación a efectos del reglamento.
En consecuencia, no están sujetos a los requisitos de integridad, trazabilidad, encadenamiento ni firma digital que exige el RD 1007/2023 y la orden correspondiente.
Eso sí, una vez que se emita la factura definitiva desde un sistema de facturación, este sí deberá cumplir con todas las obligaciones del reglamento.
🔹 ¿Las empresas acogidas al SII deben cumplir con los requisitos del RD 1007/2023 (VeriFactu)?
No. Los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) están exentos de cumplir con el Reglamento del RD 1007/2023 que regula los SIF VeriFactu.
Por tanto, no están obligados a incluir hash, QR, encadenamiento, etc., aunque podrían implementarlos voluntariamente.
🔹¿Los obligados a TicketBAI también están obligados a VeriFactu?
No, los contribuyentes con domicilio fiscal en territorios forales quedan excluidos del ámbito de aplicación.
📘Modalidades disponibles
🔹¿El cliente tendría que darse de alta en el VeriFactu en la web de la AEAT o con el primer envío se presupone que ya quiere acogerse a VeriFactu?
No es necesario que el cliente se dé de alta previamente en la web de la Agencia Tributaria para comenzar a operar con VeriFactu.
La remisión de registros a través del sistema puede iniciarse en cualquier momento, sin necesidad de un registro formal previo. El propio primer envío ya implica que el obligado tributario ha optado por el sistema VeriFactu, incluyendo la Fecha de comienzo en modo Verifactu indicada por el software de facturación.
🔹¿Cuál es la otra modalidad si renuncias al VeriFactu?
Para cumplir con los Requisitos del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación, se puede optar por la modalidad "NO VERIFACTU", que tiene más exigencias técnicas como la firma y custodia de los registros de facturación, así como de los registros de eventos.
🔹¿Cuándo se puede cambiar de modalidad?
La renuncia al sistema VeriFactu puede realizarse en cualquier momento del ejercicio en curso, siempre que se indique en su software de facturación una fecha de fin de VeriFactu.
Esta renuncia tendrá efecto a partir del 1 de enero del ejercicio siguiente.
📘Envío de los registros de facturación
🔹¿Cuál es el margen de tiempo permitido entre la emisión y el envío de la factura a VeriFactu?
Salvo por incidencias justificadas, la remisión debe hacerse tras la emisión de la factura, dentro del margen de control de flujo (no especificado detalladamente, pero entendido como inmediato o cercano).
🔹¿Qué ocurre si hay una caída de conexión a internet, un cambio de proveedor o un corte de energía?
En caso de problemas de conexión o averías, no se establece un plazo máximo fijo para la remisión de facturas.
Se deberá reintentar el envío de forma periódica hasta conseguir enviarlos, marcando el campo
Incidencia = "S"en los registros afectados.
🔹Debe detenerse la facturación si hay una incidencia prolongada en las comunicaciones?
No. Las incidencias que afectan a la remisión a la AEAT no implican que deba detenerse la actividad de facturación de la empresa. Esta debe continuar emitiendo facturas con normalidad, y los registros de facturación se podrán enviar con posterioridad, una vez se restablezca la conexión o el servicio.
En el caso de un corte de energía eléctrica que impida el funcionamiento del sistema, la decisión de seguir operando y facturando recae sobre el empresario. No obstante, en tal caso, la información de facturación deberá recuperarse y remitirse a la AEAT lo antes posible, conforme a los requisitos de trazabilidad y conservación del sistema VeriFactu.
🔹En pueblos aislados donde no hay conexión a internet, ¿cómo se haría?
Los registros afectados incluyen una marca especial (Incidencia = "S") y está contemplada una ampliación del plazo de envío.
🔹 ¿Con qué certificado digital o electrónico deben remitirse los registros de facturación? ¿Cómo se puede obtener dicho certificado?
La remisión de los registros de facturación debe realizarse mediante una clave privada asociada a un certificado electrónico cualificado de firma electrónica.
Este certificado debe cumplir las siguientes condiciones:
Debe estar emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado, conforme a lo establecido en el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS).
En el caso de procesos automatizados, se podrá utilizar un certificado cualificado de sello electrónico.
Para obtener uno de estos certificados, debes acudir a un prestador de servicios de certificación, como por ejemplo:
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)
O cualquier otra entidad reconocida oficialmente como prestadora de servicios de confianza cualificados en la UE.
🔹¿Se pueden emitir facturas a nombre de terceros? Si es así, ¿qué certificado debe utilizarse?
Sí, es posible. Se puede hacer uso de los mecanismos habituales de representación:
👥 Colaborador social
📄 Apoderamiento
🔐 Utilizando un certificado cualificado del tercero autorizado para emitir en nombre del emisor real.
🔹 ¿Están los sistemas informáticos obligados a firmar los registros de facturación con certificados del obligado tributario?
Los sistemas informáticos solo están obligados a firmar los registros de facturación si no están acogidos al sistema VeriFactu. Las aplicaciones de Aplifisa están acogidas a VeriFactu.
En el caso de utilizar una aplicación NO VeriFactu:
El registro debe firmarse electrónicamente con un certificado cualificado de firma electrónica.
La firma debe realizarse con el certificado del propio obligado tributario (persona física o representante legal).
Alternativamente, se puede utilizar un certificado cualificado de un tercero, siempre y cuando ese tercero también sea quien emite el registro en nombre del obligado tributario (por ejemplo, en el caso de una asesoría o proveedor autorizado).
Esta obligación y sus condiciones específicas están detalladas en el Diseño de Registro regulado por la Orden Ministerial que desarrolla el Real Decreto 1007/2023.
🔹¿La futura facturación electrónica B2B será paralela a VeriFactu? ¿Habrá que remitir a ambos sistemas?
Sí, salvo cambios en la normativa definitiva, actualmente se prevé que facturación electrónica (Ley Crea y Crece) y VeriFactu funcionen de manera paralela y separada.
Por tanto, si una empresa está acogida a VeriFactu y además debe emitir facturas electrónicas B2B:
Tendrá que enviar los registros de facturación a la AEAT (VeriFactu)
Y también remitir la factura al destinatario a través del entorno de facturación electrónica (ya sea una plataforma pública o certificada)
📘Cuestiones sobre los requisitos de VeriFactu
🔹 En el Reglamento se menciona que el receptor de la factura podrá, a través del código QR, remitir la factura cuando el emisor no lo haya hecho. ¿Qué ventaja tendría para el receptor realizar el envío o en qué casos debería hacerlo?
A través del código QR no se envía la factura a la AEAT. Su función es exclusivamente de verificación o cotejo, es decir, permite comprobar si el registro de facturación correspondiente a la factura ya obra en poder de la Agencia Tributaria.
Este cotejo contribuye a un mejor control del cumplimiento tributario por parte del emisor, ya que el receptor puede comprobar si su proveedor ha cumplido con la obligación de registrar la factura ante la administración.
En ese sentido, una factura registrada en la AEAT aporta mayor “fiabilidad fiscal”, al reducir el riesgo de prácticas fraudulentas como la repercusión de un IVA que luego no se declara.
🔹 ¿Cabe la posibilidad de que los declarantes en el SII deban incluir el código QR y la huella (hash) en sus facturas?
Actualmente, no es obligatorio para los declarantes en el SII incluir el QR con hash, ya que no están obligados a utilizar un SIF conforme a los requisitos del nuevo reglamento.
Sin embargo, sí se ha planteado esta posibilidad a medio plazo, y está siendo estudiada. La experiencia con las Diputaciones Forales y el TicketBAI —donde sí es obligatorio— sugiere una línea de evolución posible en esta dirección.
Puede surgir cierta confusión entre clientes si comparan facturas con y sin QR, pudiendo percibir erróneamente que las que no lo llevan son “menos válidas”.
🔹 ¿A partir de qué momento se considera que debe garantizarse la integridad o inalterabilidad del registro de facturación?
La obligación de garantizar la integridad e inalterabilidad del registro de facturación nace en el momento en que se genera el registro de facturación, el cual debe producirse inmediatamente antes de la expedición de la factura.
En ese momento, el sistema informático de facturación debe:
Generar el registro de facturación,
Encadenarlo, y además
Remitirlo a la AEAT, si se utiliza el sistema VeriFactu.
Por tanto, no se refiere al momento de contabilización, impresión o traslado a otros sistemas, sino al instante de generación del registro de facturación previo a la expedición del documento oficial.
🔹 ¿Se puede garantizar que un usuario final no pueda alterar los datos del sistema de facturación (SIF)?
El reglamento y la orden no imponen requisitos técnicos específicos sobre bases de datos empleadas y/o los sistemas operativos utilizados, que pueden tener diferentes características y formas de gestionar su seguridad. En su lugar, establecen medidas mínimas obligatorias que deben garantizar:
Integridad del registro
Trazabilidad
Inalterabilidad (uso de hash encadenado)
Aunque no se puede garantizar al 100% que no se pueda manipular la realidad facturada por alguna vía, sí se espera que cualquier alteración deje rastro y pueda ser detectada.
En cualquier caso, nada impide al fabricante y a su SIF tomar más medidas y, de hecho, toda medida adicional implementada por el fabricante y el SIF para reforzar la seguridad será positivamente valorada por la administración.
🔹 ¿Qué ocurre si se pierden los datos (por virus, fallo grave, etc.) en un sistema VeriFactu? ¿Cómo se recuperan o regeneran las facturas y registros?
En caso de pérdida de información, como los entornos VERI*FACTU remiten todos sus registros de facturación a la AEAT, dispondremos de una copia de respaldo indirecta de los registros de facturación, pudiendo:
Consultar el último registro remitido a la AEAT desde el portal correspondiente.
Descargar todos los registros enviados anteriormente a la AEAT.
En principio, el SIF debe guardar los datos mínimos necesarios para encadenar las facturas (identificación de la factura y la huella del registro de facturación anterior o hash).
Si se necesita volver a introducir una factura ya remitida, no puede duplicarse. Habrá que usar el tipo de registro "sustitutivo" o "subsanar", según el caso.
🔹 Una empresa dispone de un sistema informático exclusivo para la facturación (Factuges o Gestión de Despachos) que cumple con la nueva normativa. Sin embargo, traslada las facturas a una asesoría externa para su tratamiento contable.
¿Cómo deben transmitirse dichas facturas entre ambos sistemas informáticos? ¿Es obligatorio mantener la trazabilidad en ese proceso?
No es necesario mantener la trazabilidad en ese traslado.
La trazabilidad exigida por la normativa se garantiza a través del encadenamiento de los registros de facturación que realiza el propio Sistema Informático de Facturación (SIF). Es decir, la trazabilidad se limita al entorno del SIF.
Una vez que los registros han sido debidamente generados, encadenados, firmados y —en su caso— remitidos a la AEAT, ni el reglamento ni la orden reguladora establecen cómo deben gestionarse posteriormente estos registros. Por tanto:
Es posible trasladar las facturas a otros sistemas (como un software contable externo).
No es obligatorio mantener el encadenamiento o trazabilidad entre sistemas distintos al SIF.
-
Lo que sí se exige es que los registros de facturación generados:
Sean conservados,
Permanezcan legibles y
Sean accesibles en caso de requerimiento futuro.
🔹 ¿Cómo se encadenan las facturas si un obligado tributario usa dos sistemas de facturación distintos? Por ejemplo, si uno de esos sistemas recibe las ventas de forma descentralizada actuando como repositorio del otro.
Los registros de facturación se deben encadenar dentro de cada SIF para un mismo obligado tributario. Es decir, por cada par único (obligado tributario ; SIF), debe existir una única cadena de encadenamiento de facturas.
Cada SIF debe generar su propia cadena de registros.
La trazabilidad se aplica dentro de cada sistema, no entre ellos.
La responsabilidad sobre esos registros de facturación recae exclusivamente en el SIF que los generó. Una vez generados, firmados y remitidos los registros a la AEAT, no se regula lo que se haga posteriormente con ellos (por ejemplo, replicarlos en otros sistemas con idea de utilizarlos para otros fines), siempre que se cumplan los requisitos de conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro.
🔹¿Cómo se encadenan facturas con diferentes series, como en el caso de varias cajas dentro de una misma empresa?
El encadenamiento no depende de la serie o del número de factura.
Todos los registros de facturación deben ser encadenados de forma secuencial dentro de cada SIF, para un mismo obligado tributario, independientemente del número o serie de la factura.
🔹 ¿Qué ocurre con el cambio de ejercicio? ¿Es posible iniciar una nueva numeración de facturas el 1 de enero, o debe mantenerse una numeración consecutiva indefinida?
Sí, se puede comenzar una nueva numeración al inicio del ejercicio fiscal.
El sistema VeriFactu únicamente requiere que el primer registro de facturación del nuevo año esté encadenado con el último registro del ejercicio anterior, independientemente del número o serie de factura que se utilice.
Esto significa que puedes iniciar una nueva serie o numeración el 1 de enero, siempre que se mantenga la continuidad en el encadenamiento de registros de facturación conforme a lo establecido en el RD 1007/2023.
📘Otras dudas frecuentes
🔹¿A VeriFactu se envía información de la retención del IRPF o sólo la base imponible y la cuota de IVA?
En el desglose que se detalla en el registro de facturación no se incluye la retención por IRPF.
🔹¿Desaparecerá la obligación de presentar el modelo 347?
Por el momento no desaparece.
🔹¿Se podrá emitir una factura con fecha anterior?
Con el nuevo reglamente no podrá hacerse. Debe advertirse que la emisión de facturas con fechas de expedición distintas de las reales es una mala praxis que debe evitarse en todo caso.
🔹 En el caso de que se emita una factura relativa a una operación de fecha anterior, ¿cabe la posibilidad de informarla en algún campo, tipo Fecha de Operación?
Sí, es posible generar facturas con "Fecha de operación" distinta a la "Fecha de expedición".
🔹¿Qué tipos de eventos se van a permitir sobre los registros de facturas: Altas, Bajas, etc. ?
Las operaciones permitidas serán las de altas y anulaciones, ya sean iniciales o sustitutivas (subsanaciones).
🔹¿Se podrán modificar ciertos datos de las facturas en Sede Electrónica de la AEAT, como ocurre con el SII?
Sí. Según lo previsto, algunos datos incluidos en el registro de facturación sí podrán ser modificados posteriormente desde la sede de la AEAT.
🔹 Existe la posibilidad de emitir una factura con errores y tener que rehacerla. Si se utiliza Veri*Factu, ¿Cómo debe gestionarse esta situación?
En general, se deberá actuar conforme a lo establecido en el Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. En este sentido, en principio será necesario gestionarlo mediante la emisión de una factura RECTIFICATIVA.
Extraordinariamente, cuando se trate de una operación incorrecta (es decir, en los casos en los que no se permite emitir una factura rectificativa), como por ejemplo cuando se haya expedido una factura por error sin que haya existido una auténtica venta, deberá realizarse además una operación de ANULACIÓN sobre la operación original, procediendo a emitir un registro de anulación. Como cualquier otro registro de facturación, este registro de anulación deberá encadenarse al registro de facturación inmediatamente anterior.
Asimismo, cuando sea necesario subsanar la información contenida en un registro de facturación que ya ha sido enviado y aceptado, o aceptado con errores, por la AEAT —siempre que no se trate de un error que requiera la emisión de una factura rectificativa—, se podrá generar un registro de SUBSANACIÓN. Este se enviará a la AEAT marcando el registro con la opción 'Tipo de registro sustitutivo'. En el registro subsanado se incluirá su propia huella digital del registro de facturación. Como es habitual, el encadenamiento deberá realizarse con el registro de facturación inmediatamente anterior.
El registro de facturación recibido originalmente no podrá sufrir ninguna alteración y deberá conservarse en su estado original dentro del sistema informático del emisor de la factura, a fin de garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inviolabilidad del registro generado por el Sistema Informático de Facturación.
Fuentes:
Preguntas Frecuentes VeriFactu Desarrolladores AEAT
Webinar "VeriFactu al descubierto" disponible en Área de Clientes de TeamSystem | Aplifisa
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