Conexión con TS Facturas Billin en Contabilidad – Aplifisa

Si has contratado para los clientes de tu despacho la solución en la nube TS Facturas Billin, desde la que pueden emitir de forma rápida y sencilla sus facturas de venta y registrar sus facturas de gasto, no te pierdas esta guía en la que te explicamos, paso a paso, cómo configurar tu cuenta de asesor y cómo importar las facturas de tus clientes a la aplicación TS Contabilidad.

Configuración de la cuenta
Registrar empresas como usuarios de TS Facturas Billin
Enviar clientes y proveedores a TS Facturas Billin
Descargar facturas de TS Facturas BIllin en TS Contabilidad
Aspectos importantes a tener en cuenta

⚙️ Configuración de la cuenta

Para establecer la conexión con TS Facturas Billin desde los programas de TeamSystem | Aplifisa es necesario configurar las credenciales de la cuenta de asesor/gestor dentro del Panel de Control.

Para ello, en el menú Utilidades > sección Datos Titular-Parámetros se ha habilitado un nuevo bloque llamado «TeamSystem» donde encontrarás el apartado «Facturas Billin».

Cumplimentarás los datos de acceso con el usuario y contraseña proporcionados para identificarte como Gestor en la app web de TS Facturas Billin, pudiendo realizar la correspondiente comprobación desde el botón Testear.

También es posible registrarse directamente como usuario Gestor en TS Facturas Billin, sin necesidad de contactar con ellos, desde el botón Registrar gestor.

Se autocompletarán los campos de los apartados “Datos del usuario de acceso a TS Facturas Billin” y “Datos fiscales de la gestoría” con los que figuren en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa, menú Utilidades > sección Datos Titular- Parámetros > opción Titular.

El asesor solamente tendrá que configurar una contraseña para identificarse como nuevo usuario de TS Facturas Billin.

🏢 Registrar empresas como usuarios de TS Facturas Billin

El asesor dispone de la opción de registrar a sus clientes como usuarios de TS Facturas Billin sin necesidad de acudir a su página web ni ponerse en contacto con ellos.

Basta con dirigirse al mantenimiento de empresas de la aplicación (Menú Ficheros > sección Empresas), seleccionar la empresa que desean registrar en TS Facturas Billin y, desde el menú Herramientas, seleccionar la opción Registrar en Billin.

En el primer paso se solicitarán las credenciales del usuario.

En el siguiente paso, se mostrará un formulario en el que se pedirán los datos del usuario que se quiere registrar en TS Facturas Billin. Se cargarán por defecto los datos de la empresa seleccionada, pudiendo ser modificados desde el propio formulario si así lo desean o fuese necesario.

Al finalizar el registro, se informará al usuario si el proceso se ha realizado con éxito o, por el contrario, si se ha producido algún error que lo haya imposibilitado. En caso de que todo haya ido bien, se mostrará el siguiente mensaje:

El nuevo usuario ha quedado registrado correctamente en la plataforma de Billin

Tras aceptarlo, te preguntará si deseas enviar a la plataforma los datos de clientes y proveedores que figuren en TS Contabilidad para esa empresa que acabas de registrar como nuevo usuario.

¿Desea subir a la plataforma de Billin los datos identificativos de los clientes y proveedores asociados al nuevo usuario registrado?

Si no desea subirlos en este momento, podrá subir los datos de clientes y proveedores posteriormente desde la opción habilitada en el programa.

Si no deseas subirlos en ese mismo momento, podrás realizar la importación de clientes y proveedores posteriormente.

👥 Enviar clientes y proveedores a TS Facturas Billin

Desde el menú Ficheros > sección Subcuentas > Herramientas > opción Enviar a TS Facturas Billin puedes subir y vincular a la empresa los datos de los clientes y proveedores para que tu cliente no tenga que empezar de cero y crearlos en la plataforma.

Podrás seleccionar las cuentas que deseas subir y al terminar el proceso se mostrará un resumen de este, permitiendo además visualizar aquellas cuentas que no hayan podido ser subidas para corregir el dato incorrecto e intentarlo de nuevo.

⚠️ Importante:
  
Para que la cuenta sea registrada en TS Facturas Billin ha de contener la siguiente información:

🔸Nombre y Apellidos o Razón social
🔸NIF, NIF intracomunitario u Otro Documentos de Identificación
🔸Código Postal y Provincia

📥 Descargar facturas de TS Facturas BIllin en TS Contabilidad

Para importar las facturas de TS Facturas Billin en la aplicación de TS Contabilidad, dirígete al menú Asientos > sección Captura Masiva de Asientos > opción del desplegable Importar desde TS Facturas Billin.

También puedes hacerlo desde el menú Asientos > sección Asientos Diario > Herramientas > opción Importar desde TS Facturas Billin.

Pasos de la importación

1️⃣ En el primer paso del asistente se te solicitarán las credenciales del usuario con el que te vas a conectar a TS Facturas Billin, que se rellenarán automáticamente en caso de estar configuradas en el Panel de Control. También se tomará el NIF de la empresa seleccionada para buscar sus facturas.

2️⃣ En el segundo paso debes configurar el filtro de facturas a descargar, pudiendo seleccionar el tipo de facturas (Ventas o Compras), el rango de fechas de expedición, la serie y el rango de fechas de la última modificación.

3️⃣Seguidamente, selecciona las subcuentas por defecto con las que se generarán los asientos en TS Contabilidad.

4️⃣ En el último paso, el sistema te mostrará la vista previa de las facturas descargadas a importar, indicando si se han detectado errores y pudiendo ser modificadas antes de ser insertadas definitivamente en la base de datos del programa.

En este punto, podrás realizar una búsqueda rápida que agilizará la localización de los registros, e incluso, generar un listado.

Mediante la edición, es posible visualizar el asiento completo y modificar los datos que se van a incorporar.

🔸Datos de la subcuenta

Desde el registro de la subcuenta del cliente/proveedor, si esta no existe, se podrá acceder para modificar el NIF y el nombre, en caso de ser necesario.

Sabrás que no existe porque el campo de subcuenta aparecerá en blanco durante la edición y, en el detalle del asiento, figurará únicamente con tres dígitos (430). Además, en la edición de la partida verás la indicación de que se creará una subcuenta 430.

Si modificas o corriges la clave de identificación y el NIF de la subcuenta, el programa mostrará un aviso por si el cambio afecta al asiento contable.

NIF Actualizado. Este cambio puede afectar a la subcuenta de IVA informada e importes. Se recomienda revisarlos.

Si modificas o corriges el nombre de la subcuenta de uno de los asientos y el programa detecta que existen más registros para el mismo NIF, te preguntará si quieres sincronizar los cambios.

Se han detectado más asientos a importar con el mismo NIF. ¿Desea modificar el nombre en todos?

🔸 Datos del Libro de IVA

Desde el registro de la subcuenta de IVA, podrás modifica o consultar el Libro de IVA pulsando el botón Editar LIbro de IVA, si fuera necesario.

Una vez corregidos los errores pertinentes, procederás a Importar. Si tienes algún registro con estado «Erróneo» y/o «A revisar» , el programa te advertirá de ello y pedirá confirmación para continuar el proceso.

Se han detectado X asientos con errores que no han sido corregidos. ¿Desea continuar importando solo los asientos correctos?

Se han detectado X asientos en los que se debe revisar el ámbito y la identificación de su subcuenta. Si ya los ha revisado y son correctos, puede continuar con la importación. ¿Desea continuar con la importación?

Al importar, verás cómo avanza la barra de progreso a medida que el programa vaya grabando los asientos. Cuando finalice el proceso, indicará cuántos asientos se han creado.

Al finalizar, el sistema recomendará realizar una remuneración de facturas. Es conveniente hacerlo previa copia de seguridad de la empresa.

Se recomienda realizar la renumeración de facturas. Antes de proceder, es aconsejable efectuar una copia de seguridad. Para realizar esta operación, acceda a Asientos > Utilidades de Asientos > Renumerar registros de I.V.A.

📢 Aspectos importantes a tener en cuenta

Se detectarán como erróneas facturas duplicadas para impedir su importación, es decir, el programa validará si ya existe en la aplicación una factura emitida con el mismo nº de factura y fecha o una factura recibida con el mismo número de factura de proveedor, misma fecha de expedición y cuenta.
El ámbito de operación de los asientos se asignará en función del número de identificación del contacto, es decir, si se detecta como un NIF/NIE válido, será una operación interior, si coincide con la estructura de un NIF IVA intracomunitario, será intracomunitario y si no corresponde a ninguno de los anteriores, será tratado como una exportación-importación.
Si el cliente ha modificado el nombre, dirección, código postal, teléfono y/o email de alguno de los contactos en TS Facturas Billin a los que haya emitido nuevas facturas, se actualizará dicha información en el mantenimiento de subcuentas de TS Contabilidad durante el mismo proceso al tener marcado «Actualizar datos de contacto si ya existe el NIF en la empresa».

El filtro por “Fecha de Modificación” permite incorporar facturas que hayan sido modificadas entre esas fechas. En TS Facturas Billin se guarda un Historial con la fecha de creación y posteriores modificaciones realizadas en la factura que puede visualizarse al consultarla.
En las ventas, el programa generará los asientos con la subcuenta de venta parametrizada en la cuenta ya existente en TS Contabilidad, o en su defecto, con la seleccionada al configurar la importación.
En los gastos, se respetará la clasificación que haya establecido su cliente a la hora de grabar el gasto en la plataforma de TS Facturas Billin, asignándole el concepto equivalente en TS Contabilidad. Los gastos que no estén clasificados se traspasarán con la subcuenta parametrizada en la cuenta ya existente en TS Contabilidad, o en su defecto, con el predeterminado en la importación de facturas.
Actualmente la importación no es posible si la empresa gestiona Recargo de Equivalencia o Prorrata.