La implementación del nuevo sistema de emisión de facturas verificables (VeriFactu) ha conllevado los siguientes cambios funcionales en la aplicación FACTUGES de TeamSystem | Aplifisa.
🚨 AVISO IMPORTANTE: Antes de continuar, se debe tener en cuenta que, si optas y configuras una empresa como "VERIFACTU", NO EXISTE ENTORNO DE PRUEBAS. Desde ese momento, la empresa pasará a enviar a la A.E.A.T. las facturas consolidadas y NO PODRÁ PASAR A "NO VERIFACTU" HASTA FINALIZAR EL EJERCICIO 2025.
🔔 RECOMENDAMOS: Actualizar el programa solo si se decide gestionar la empresa, a partir de la fecha actual, bajo la modalidad "VERIFACTU". Si continúas trabajando con el SII o con la facturación normal como hasta ahora (sin VeriFactu), NO es necesario actualizar Factuges. Esta es una primera versión adaptada a Veri*Factu, y seguimos trabajando activamente en funcionalidades adicionales como la consolidación masiva o la anulación de facturas, que estarán disponibles en próximas actualizaciones. Por este motivo, si no deseas presentar facturas a la AEAT, te recomendamos valorar posponer la activación de estas funcionalidades hasta contar con una versión más completa.
Contenido:
Certificados de usuario
Con el sistema VeriFactu, es obligatorio realizar los envíos de los registros de facturación con un certificado digital válido. Para ello, hay dos opciones:
🅰️ Presentarlo por el certificado digital del obligado tributario, o
🅱️ Que sea el representante o asesor el que realice la presentación. En cuyo caso será necesario completar su nombre y NIF.
En ambos casos, se deberá configurar el certificado en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa y posteriormente, en el programa para simplificar la operativa de presentación de registros en la Agencia Tributaria, evitando tener que buscar el certificado deseado cada vez que se consolide una factura.
🔸 Configurar el certificado en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa
1️⃣ Debes acceder al Panel de Control con un usuario tipo “Administrador” y con una contraseña establecida.
Si no tienes configurada ninguna contraseña, debes hacerlo una vez entres en el Panel de Control como Administrador, desde el menú Usuarios > sección Mantenimiento de Usuarios, editando el usuario deseado y estableciendo una contraseña y la confirmación de esta.
2️⃣ Una vez dentro del Panel de Control, accede al menú Ficheros > sección Almacén de certificados.
3️⃣ Pulsa el botón Importar. Seguidamente, indica:
La ruta donde está ubicado el certificado.
La clave de dicho certificado.
Una contraseña de uso en las aplicaciones de TeamSystem | Aplifisa y su confirmación.
Al pulsar el botón Validar, si todo está correcto, aparecerá el certificado listado en la parte inferior.
4️⃣ Si el certificado a importar no está seleccionado, haz doble clic sobre el mismo para proceder a su selección, y pulsa el botón Grabar.
Desde este momento, ya está importado el certificado en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa.
🔸 Configurar el certificado en la empresa VeriFactu
1️⃣ Entra en la aplicación Factuges, y dirígete a la ficha de la empresa desde el menú Ficheros > sección Empresas, haciendo doble clic sobre la empresa deseada.
2️⃣ Ve a la pestaña “Configuración AEAT”.
3️⃣ En la parte inferior, en “Certificado Aplifisa”, pulsa sobre el icono del certificado y selecciona el que queramos configurar en la empresa.
4️⃣ Por seguridad, tendremos que introducir de nuevo la contraseña establecida para el usuario del Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa, y de este modo, ya quedaría configurado el certificado deseado en la empresa VeriFactu.
🔸 Asociar el certificado al usuario en cuestión para que pueda utilizarlo
Es necesario hacer la asociación del certificado al usuario con el que queramos trabajar en Factuges, para que pueda dicho usuario hacer la consolidación de facturas.
1️⃣ Para ello, desde el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa, dirígete al menú Usuarios > sección Mantenimiento de Usuarios.
2️⃣ Edita el usuario que trabajará con la empresa VeriFactu.
3️⃣ En la pestaña Equipos vinculados/Certificados, pulsa el botón Certificados y selecciona (doble clic) el certificado que tiene la empresa.
Desde este momento, el usuario en cuestión podrá consolidar facturas borrador con este certificado, sin necesidad que dicho usuario tenga una contraseña establecida para entrar en el programa, y pudiendo ser tipo Administrador o Usuario.
Copias de seguridad
Se desactiva la opción de copias por ejercicio.
Cuando se realice una copia de seguridad, se podrá hacer de todas o varias empresas, pero siempre incluirá todos los ejercicios. En este aspecto, se ha mejorado el módulo de copias de seguridad, para la confección de estas de una manera rápida y efectiva.
Series y números de factura
- Es obligatorio el uso de series en las facturas emitidas.
- Sólo tendrán número de factura aquellas cuyo estado sea Consolidado.
Las facturas en estado Borrador o Anuladas, no tendrán número identificativo asignado. Únicamente se informará la serie.
La creación de series se podrá hacer desde el menú Ficheros > sección Configuración > opción del desplegable Series, pulsando el botón Alta. En este caso, en el campo Tipo de registro indica “FV - Facturas de Venta”, y establece la serie deseada. Si quieres que la aplicación proponga esta serie por defecto cuando generes una nueva factura borrador, debes marcar la casilla “Marcar esta serie como predeterminada”.
No se podrá elegir el número de factura a partir del cual comience el contador de series. Aunque se establezca en este apartado un número, en el momento de consolidar la factura, la asignación del número de factura será automática y vendrá determinado por la anterior factura realizada, ya que, en este sentido, la aplicación debe asegurar la trazabilidad de la numeración de las facturas.
- Se podrán crear tantas series de facturas emitidas como se desee, sin limitación.
Ubicación y normativa del código QR en la factura
El código QR, que aparecerá en las facturas consolidadas, deberá ir acompañado de dos textos:
- “QR tributario”: situado encima del código QR.
- “VERI*FACTU”: situado debajo del código QR.
En los distintos formatos de factura predefinidos por la aplicación, su ubicación será en la parte superior de la factura. Dependiendo del formato, irá centrado o alineado a la derecha.
Será posible modificar ligeramente la ubicación del código QR en la impresión de las facturas consolidadas, pero se debe tener en cuenta que en las especificaciones se indica que debe aparecer en la parte superior de la factura, antes del contenido de esta y, al ser posible, centrado.
Importación de facturas en EXCEL©
No se permite la importación de facturas en EXCEL© en empresas acogidas a VeriFactu, ya que, si la factura ha sido generada desde otro programa, ya estará presentada en la AEAT y consolidada.
- Solo se podrán importar albaranes o los artículos desde dentro de una factura en estado Borrador.
Impresión de facturas borrador y anuladas
- Las facturas en estado Borrador o Anulada se podrán imprimir y/o enviar con normalidad.
Aparecerá claramente que es una factura Borrador o Anulada tanto en la parte superior de la factura como en la casilla "Número de Factura".
Son facturas SIN VALIDEZ FISCAL, que no se han presentado en la Agencia Tributaria y, por tanto, no incluyen el QR Tributario.
Facturas consolidadas
No se podrá modificar absolutamente nada de una factura en estado Consolidado.
Una vez que la factura pasa a estar consolidada, por normativa, no se puede modificar ningún campo de esta. Si se desea modificar algo, deberá hacerse mediante facturas rectificativas.
Fechas de facturas consolidadas
- La fecha que se establecerá en una factura consolidada es la fecha en la que se realiza la consolidación. Esta fecha NO se puede modificar.
Sí se podrá modificar con libertad tanto las fechas como los datos de los vencimientos generados por una factura consolidada.
Formatos de facturas predefinidos por el usuario
-
Sólo se permite incluir el código QR en formatos definidos por el usuario con anterioridad a la versión VeriFactu, en aquellos que tengan como origen los formatos gráficos 1, 2, 3 y 6 y en formato preimpreso.
Si dispones con anterioridad a VeriFactu de formatos personalizados que tengan como origen los formatos gráficos 4, 5 o 7, no será posible incluir en estos casos el código QR en el formato, y deberás crearlos de nuevo.
Puedes consultar los pasos a seguir para la introducción del código QR en formatos predefinidos con anterioridad al sistema VeriFactu en el artículo Veri*Factu en FACTUGES.
Visualización desde el mantenimiento de facturas
En el Mantenimiento de Facturas Emitidas (menú Ventas > sección Facturas), se han añadido dos nuevas columnas:
Presentación (Pres). Para facturas cuyo estado sea Consolidado, indicará mediante un icono el estado del envío a la AEAT.
Además, si consultas la factura en cuestión, situándote encima de esta y pulsando el botón Consultar, tienes la opción de visualizar los Datos de Presentación de VeriFactu a través del botón Datos Veri*Factu.
Por último, desde esta nueva ventana que muestra el sistema, también puedes acceder a la consulta de todos los datos del Registro VeriFactu pulsando el botón Ver Registros.
Estado. En esta columna se podrá visualizar el estado de la factura, pudiendo ser: Consolidada (C), Borrador (B) o Anulada (A).
En el momento de la consulta, siempre aparecerán listadas por defecto las facturas en estado Borrador y Consolidadas.
Si deseas mostrar las facturas Anuladas, deberás pulsar el botón Filtro y en el último desplegable de Estado de factura indicar “Anuladas”.
Facturas rectificativas
Se utilizarán para realizar cualquier modificación o la sustitución de una factura consolidada.
Se deberá crear una nueva serie de facturas exclusivamente para este tipo de facturas.
Para realizar una factura rectificativa, debes indicar en el momento del alta de la factura, en el desplegable de Tipo de Factura, cualquiera de los tipos “R” (Factura Rectificativa) según corresponda.
Al indicarlo, pulsando el botón Datos Adicionales, se activarán las casillas para informar los datos de dicha factura rectificativa.
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Campos obligatorios en las facturas rectificativas:
- Tipo de rectificativa: Por sustitución (cuando la factura rectificativa reemplazará la original) o por diferencias (cuando se desea modificar solo algunos campos de la original).
- Número y serie de la factura que rectifica: Se deberá informar el número y la serie de la factura original.
- Descripción de la operación.
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Otros campos de las facturas rectificativas:
- Fecha de la factura original.
- Bases y cuotas que se van a rectificar.
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