🚨 AVISO IMPORTANTE: Antes de continuar, se debe tener en cuenta que, si optas y configuras una empresa como "VERIFACTU", NO EXISTE ENTORNO DE PRUEBAS. Desde ese momento, la empresa pasará a enviar a la A.E.A.T. las facturas consolidadas y NO PODRÁ PASAR A "NO VERIFACTU" HASTA FINALIZAR EL EJERCICIO 2025.
🔔 RECOMENDAMOS: Actualizar el programa solo si se decide gestionar la empresa, a partir de la fecha actual, bajo la modalidad "VERIFACTU". Si continúas trabajando con el SII o con la facturación normal como hasta ahora (sin VeriFactu), NO es necesario actualizar Factuges. Esta es una primera versión adaptada a Veri*Factu, y seguimos trabajando activamente en funcionalidades adicionales como la consolidación masiva o la anulación de facturas, que estarán disponibles en próximas actualizaciones. Por este motivo, si no deseas presentar facturas a la AEAT, te recomendamos valorar posponer la activación de estas funcionalidades hasta contar con una versión más completa.
Contenido:
⚙️ Configuración de los sistemas de facturación disponibles
Las soluciones de facturación de TeamSystem | Aplifisa permiten gestionar varios sistemas de facturación, que son mutuamente excluyentes.
Para configurar correctamente el escenario en el que se encuentra una empresa, deberás acceder a su ficha desde el menú Ficheros > sección Empresas.
Una vez allí, edita la empresa, ve a la pestaña “Configuración AEAT” y pulsa el botón Configurar Escenario.
Dentro de la configuración del escenario VERI*FACTU de la empresa, existen 3 opciones posibles.
1. Empresa acogida a VeriFactu – Contribuyente del Impuesto de Sociedades
2. Empresa acogida a VeriFactu – No es contribuyente del Impuesto de Sociedades
En ambos casos (1 y 2), se refiere a las empresas que estén obligadas o decidan acogerse al sistema VeriFactu, distinguiendo entre si es contribuyente o no del Impuesto sobre Sociedades.
Debes marcar la opción correspondiente, además de informar la Fecha de comienzo en modo VeriFactu, es decir, la fecha en la que la empresa comenzará a remitir sus registros de facturación a la AEAT. El software adaptará automáticamente el tratamiento de las facturas conforme al reglamento correspondiente a partir de dicha fecha.
⚠️ ESTE PROCESO ES IRREVESIBLE. Una vez se opte por el sistema VeriFactu, la A.E.A.T. incluirá automáticamente a la empresa en el nuevo sistema, y no será posible abandonar el sistema durante el mismo ejercicio. Según la normativa vigente, la elección de la modalidad "VERIFACTU" debe mantenerse hasta el final del ejercicio fiscal, sin posibilidad de cambiar a otro sistema de facturación hasta el siguiente ejercicio.
Por último, en cualquiera de estos dos escenarios, deberás completar el apartado inferior Datos de usuarios de la aplicación.
Selecciona el certificado deseado para presentar los registros de facturación. Este certificado debe estar previamente importado en el Almacén de Certificados de Aplifisa dentro del Panel del Control.
Indica si será el Obligado Tributario quien presente con su certificado los registros de facturación, o si lo realizará un Representante/Asesor, en cuyo caso, deberá informar tanto el NIF como nombre de este.
🔗 Consulta el artículo Veri*Factu: Cambios en FACTUGES para más información sobre los certificados de usuario.
3. Empresa que no tiene que aplicar el Reglamento VERI*FACTU
Se tendrá que informar del motivo de no aplicación:
Estar ubicada fuera del territorio de aplicación
Estar acogida al SII
Estar acogida a TicketBAI
Tener un acuerdo de no aplicación, en virtud del Artículo 5 del RD 1007/2023
Ser una empresa de pruebas o de formación que no emite facturas reales
En este caso, la aplicación no se verá afectada por el Reglamento VeriFactu, es decir, el usuario comprobará que su funcionamiento será el mismo que hasta ahora.
Una vez configurado el escenario VeriFactu, debes salir de la empresa en cuestión y entrar de nuevo para que se guarden los cambios.
Desde este momento, sabrás que la empresa está configurada para VeriFactu por dos motivos:
Mantenimiento de empresas: En el menú Ficheros > sección Empresas, aparecerán mostradas todas las empresas que están registradas en la aplicación. Aquellas que estén configuradas con el sistema VeriFactu aparecerán identificadas con un icono en este listado.
Dentro de la propia empresa: Una vez que selecciones y entres en una empresa para trabajar con ella en Factuges, aparecerá el logotipo de VeriFactu en el fondo de la aplicación.
📄Configuración de formatos de facturas definidos con anterioridad a VeriFactu
Sólo se permite incluir el código QR en formatos definidos por el usuario con anterioridad a la versión VeriFactu, en aquellos que tengan como origen los formatos gráficos 1, 2, 3 y 6 y en formato preimpreso.
Si dispones con anterioridad a VeriFactu de formatos personalizados que tengan como origen los formatos gráficos 4, 5 o 7, no será posible incluir en estos casos el código QR en el formato, y deberás crearlos de nuevo.
Formatos Gráficos 1, 2, 3 y 6
Puedes incluir el código QR en formatos predefinidos con anterioridad a VeriFactu, desde el menú Ficheros > sección Configuración > opción del desplegable Formatos > apartado Facturas Emitidas, botón Configurar Formatos.
1️⃣ En primer lugar, haz un duplicado del formato en el que vas a incluir el QR Tributario, de este modo, si modificas algo no deseado y quieres comenzar de nuevo a incluir el código QR desde el formato original, lo podrás hacer. Se duplicará con el botón Duplicar cuando estés situado sobre el formato deseado.
2️⃣ Una vez duplicado, selecciona el formato en el que quieras incluir el código QR, pulsa el botón del menú Herramientas > opción Añadir QR Verifactu.
3️⃣ A continuación, aparecerá un mensaje de aviso, indicando que:
“Esta opción incluye los campos del QR de Verifactu en el formato seleccionado. El proceso NO es reversible, se recomienda duplicar el formato”.
Confirma que quieres continuar (siempre que previamente hayas duplicado el formato). Finalizado el proceso, el programa informará que el formato se ha modificado correctamente.
4️⃣ Una vez modificado, edita el formato en el que se ha incluido el código QR, situándote sobre él y pulsando el botón Editar Diseño.
Se puede observar que, por defecto, el código QR Tributario se posiciona en la parte superior derecha del documento.
Es posible que, en esa misma zona, existieran previamente otros campos, los cuales hayan sido sobrescritos al insertar el QR. En estos casos, será necesario reubicar manualmente las cajas que contenían esos campos para asegurarse de que no queden ocultos o superpuestos por el código QR.
Formatos Preimpresos
Para la inclusión del código QR en formatos preimpresos ya definidos, se hará desde el menú Ficheros > sección Configuración > opción del desplegable Formatos > apartado Facturas Emitidas, y seleccionando Preimpreso Matricial o Láser, según proceda.
1️⃣ Primero, pulsa el botón Imp. Formato y exporta a PDF el documento que aparece en pantalla para dejar guardada la configuración actual por si necesitas consultarla en algún momento.
2️⃣ Una vez guardada, haz clic sobre el botón Detalles y posteriormente sobre el botón QR.
3️⃣ A continuación, el programa preguntará si se desea incluir el código QR de verificación. Al indicarle que sí, se añadirá por defecto en la configuración.
Una vez incluido, se puede ajustar la fila y columna desde la que comienzan los 3 componentes (QRTributario + QR + VERI*FACTU).
💻 Proceso de facturación en VeriFactu
El proceso de emisión de facturas en VeriFactu es prácticamente el mismo que fuera de este sistema, con una diferencia clave:
Las facturas pueden generarse desde los mismos apartados habituales —como facturación de pedidos, albaranes, prefacturación o mediante la creación manual—, pero inicialmente se crean en estado Borrador.
Estas facturas en borrador no tienen validez fiscal, no se comunican a la Agencia Tributaria, pero sí pueden enviarse a los clientes para su revisión, corrección o validación. También pueden modificarse o anularse en esta fase.
En el momento de dar de alta la factura, VeriFactu obliga a indicar el Tipo de Factura y Clave de Operación, además de la Descripción de la Operación, que se encuentra en el botón Datos Adicionales.
Estos campos, vendrán por defecto rellenados y deberán modificarse en el caso de que el tipo de factura y operación sean distintos.
Una vez que has verificado que la factura es correcta y deseas emitirla de forma definitiva, debes realizar el proceso de consolidación. Es en ese momento cuando:
La factura adquiere validez fiscal
Se le asigna un código QR
Se informa automáticamente a la Agencia Tributaria
A continuación, veremos los distintos estados por los que puede pasar una factura en VeriFactu: Borrador (B), Anulada (A) y Consolidada (C).
🔸 Facturas Borrador
Todas las facturas que se den de alta, por defecto, tendrán un primer estado Borrador, ya sean emitidas manualmente, de forma múltiple o desde prefacturación.
En el Mantenimiento de Facturas Emitidas (menú Ventas > sección Facturas), aparecerá la letra "B" en la columna Estado para este tipo de facturas.
En una factura en estado Borrador, se pueden modificar todos los campos de esta. Para ello, situándote encima de la factura, pulsa el botón Editar o haz doble clic sobre la misma.
📢 Excepción: Si la factura ha sido realizada a partir de un pedido o albarán, el cliente asignado no se podrá modificar.
Al editar y guardar los cambios en una factura con estado Borrador, siempre se mostrará un mensaje informativo y recordatorio que debes aceptar para continuar: “La factura se encuentra en estado 'BORRADOR', por lo que no tiene validez fiscal hasta que no se le asigne un número de factura realizando su 'CONSOLIDACIÓN'.”
Toda factura en este estado tendrá asignada una serie, pero no un número de factura.
La factura con estado Borrador no genera vencimientos, pero sí se tendrán en cuenta para el inventario.
Podrá imprimirse, pero aparecerá indicado claramente que se trata de una factura Borrador, es decir, sin ningún tipo de validez fiscal. El borrador no se remite a la Agencia Tributaria, por eso carece de QR Tributario.
❌ Anulación de facturas Borrador
ℹ️ Las facturas en estado Borrador NO se podrán eliminar.
Si se decide que el borrador no es válido y se desea eliminar o suprimir, cambiará el estado de la factura de Borrador a Anulada. Este proceso
modificará las unidades correspondientes en el almacén y se desvincularán todos los documentos asociados (albaranes, pedidos, etc).
Para anular una factura, es necesario situarse encima de la misma en el mantenimiento de facturas y pulsar el botón Baja.
✔️ Consolidación de Facturas Borrador
Para consolidar una factura borrador y proceder a su presentación en la AEAT, es necesario entrar en dicha factura con doble clic sobre la factura o a través del botón Editar, y pulsar el botón Consolidar.
⚠️ Este proceso es irreversible, una vez consolidada una factura borrador, no se podrá volver atrás.
Al consolidar, aparecerá una ventana con la información de los datos de la factura consolidada que se emitirá:
El número y serie de factura no se podrá modificar, ya que la serie se seleccionó en el momento de la emisión del borrador y el número debe ir correlativo a la última factura consolidada.
La fecha de la factura consolidada viene determinada por la fecha del día de la consolidación y no se podrá modificar.
Fecha del vencimiento: Cargará la fecha actual o la fecha futura del vencimiento, según lo indicado en la Forma de Pago. Esta fecha sí se puede modificar en el momento de la consolidación.
Imprimir factura: Se marcará si se desea que aparezca la factura en pantalla para su impresión o visualización.
Marcar factura como cobrada: Si esta opción está marcada, el vencimiento generado pasará a cobrado automáticamente. Si no se marca, se generará un vencimiento pendiente de pago (o varios, según la Forma de pago), por el importe total de la factura.
🔸Facturas Anuladas
En el Mantenimiento de Facturas Emitidas (menú Ventas > sección Facturas), aparecerá la letra “A” en la columna Estado para este tipo de facturas.
No se podrá reactivar la factura, ni cambiar de estado. Tampoco se podrá hacer ningún tipo de modificación sobre estas.
- No se tienen en cuenta para almacenes ni vencimientos, ni tienen documentos asociados.
Por defecto, este tipo de facturas no aparecen visibles en el Mantenimiento de Facturas Emitidas. Para poder visualizarlas, pulsa el botón Filtro e indica en "Estado de Facturas: Anuladas”.
- Podrán imprimirse, pero claramente aparecerá indicado que es una factura anulada, sin validez fiscal.
🔸Facturas Consolidadas
En el Mantenimiento de Facturas Emitidas (menú Ventas > sección Facturas), aparecerá la letra “C” en la columna Estado para este tipo de facturas.
- Tendrán número y serie de factura, y serán únicas.
- Es la única factura que tiene validez fiscal y ha sido informada a la Agencia Tributaria.
- No se podrán realizar modificaciones sobre las facturas consolidadas.
- Generarán los vencimientos correspondientes y se tendrán en cuenta para las unidades del almacén.
Podrán imprimirse y enviar, incluyendo los campos obligados por VeriFactu: QR Tributario, URL de comprobación y texto “VeriFactu”.
Al escanear con tu teléfono móvil el código QR de una factura consolidada, enlazará directamente con la página de la Agencia Tributaria y podrás verificar el estado del envío del registro, así como los datos principales del mismo.
No podrás eliminar ni editar ningún campo de la factura. En el caso de que se desee hacer alguna modificación sobre la factura, deberá hacerse mediante una nueva factura, indicando como tipo “Rectificativa”.
🔍 Consulta de registros VeriFactu
Desde este apartado, se podrán consultar todos los envíos realizados a la Agencia Tributaria, así como conocer su estado y principales datos del registro de facturación.
Puedes acceder desde la aplicación, en el menú Ventas > sección Registros VeriFactu.
También, podrás consultar los datos del envío de una factura en cuestión desde la propia factura, pulsando el botón Datos Veri*Factu y posteriormente, Ver Registros.
Se mostrará un listado con todos los registros de facturación enviados, incluyendo los principales datos de cada uno. Además, podrás consultar el estado de la presentación mediante un sistema de iconos visuales:
✅ Check verde: para aquellos registros aceptados.
❌ Cruz roja: registros que han sido rechazados.
⚠️ Triángulo amarillo: registros aceptados con errores.
Este sistema te permitirá identificar de forma rápida qué registros requieren revisión o corrección.
Además, desde esta ventana, dispondremos de varios botones con otras utilidades:
Consultar: Permite visualizar el registro donde estés posicionado de manera individual. Se mostrarán todos los datos que han sido enviados a la Agencia Tributaria: la información de la factura enviada, datos de la rectificación en caso de ser una factura rectificativa, los identificadores de la factura anterior que garantiza la trazabilidad en VeriFactu y los datos del Sistema Informático de Facturación.
Desde esta ventana, podrás consultar el estado de registro y el código y descripción de error en la AEAT en caso de que haya sido aceptado con errores o rechazado.
Filtro: Permite mostrar únicamente los registros de facturación que interesen según varios criterios de búsqueda o tipo de factura. Para ello, configura los criterios que deben cumplir los registros y pulsa el botón Filtrar.
-
Listado: Será posible obtener un informe en formato EXCEL© con todos los datos correspondientes a los registros mostrados en pantalla. Además, se ofrece la posibilidad de:
Modificar la ruta de descarga del informe generado.
Mostrar el informe automáticamente al finalizar la generación.
Abrir la carpeta de destino donde se ha guardado el archivo.
❓ Apartado de ayuda VeriFactu
Dentro de la aplicación, se pone a disposición del usuario una serie de documentos y enlaces informativos, con el propósito de facilitar la comprensión y el uso adecuado del programa. Estos recursos pueden consultarse en el menú Ayuda > sección Veri*Factu.
Verifactu en Factuges
Acceso al Centro de Ayuda y Soporte Online de TeamSystem | Aplifisa: Veri*Factu – Aplifisa, donde puedes encontrar las principales cuestiones legislativas afectadas por VeriFactu, los cambios introducidos en Factuges por la aplicación de la nueva normativa, las configuraciones necesarias en el software para acogerse al sistema VeriFactu y el funcionamiento del día a día para empresas acogidas a VeriFactu.
Declaración Responsable
En este apartado podrás consultar los documentos que certifican que Factuges y la TeamSystem Api, son sistemas de facturación conforme a los requisitos técnicos y legales establecidos en la normativa vigente. Estos documentos garantizan el cumplimiento del reglamento aplicable a los sistemas informáticos de facturación.
Histórico de Declaraciones Responsables
Enlace web donde ponemos a tu disposición la última Declaración Responsable de la aplicación (con la posibilidad de descarga en formato .PDF) y la consulta de todas las declaraciones Responsables desde la primera versión VeriFactu.
Además, tendrás acceso al esquema del proceso de facturación en la aplicación.
FAQS de la AEAT
Se proporciona un enlace directo a la página oficial de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), donde se recogen las preguntas frecuentes (FAQs) relacionadas con los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERI*FACTU. En esta sección, los usuarios podrán consultar información detallada sobre el objeto, requisitos, funcionamiento y normativa aplicable a dichos sistemas.
🔗 Puedes acceder a esta información a través del siguiente enlace: Agencia Tributaria: Preguntas frecuentes (FAQ)
Informador Verifactu AEAT
Enlace directo a la página de la Agencia Tributaria Asistente Informador VeriFactu donde podrás encontrar información sobre los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación a empresarios y profesionales y los registros de facturación.
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