Importar Incidencias desde fichero EXCEL©

Puedes incorporar incidencias desde un listado en formato EXCEL©, con extensión .XLS o .XLSX. 

• Para ello, ve al menú Utilidades > sección Importación de datos > opción del desplegable Desde fichero XLS - XLSX (Excel).

• Puedes acceder al mismo apartado desde el menú Nóminas > sección Gestión de Incidencias > botón Alta > opción Incidencia desde Excel.

En la pantalla que aparece selecciona  el Tipo de importación: Incidencias.

⚙️ Configuración de la importación

Para proceder con la importación de incidencias, es necesario cumplimentar previamente los campos que forman parte del bloque “Opciones”.

• Tipo de incidencia: Selecciona el que corresponda. Puedes importar los siguientes tipos:

  ✅ Dietas

  ✅Otras situaciones no contempladas

  ✅ Horas extras NO extraordinarias

  ✅ Horas extras extraordinarias

  ✅ Horas complementarias

  ✅ Vacaciones

  ✅ Incapacidad Temporal

• Fechas por defecto: Campo obligatorio. 

  • Si en el fichero de importación se incluyen fechas diferentes para cada trabajador, el programa respetará siempre lo indicado en la incidencia de cada uno.

  • La fecha indicada como “por defecto” solo se aplicará en aquellos casos en que el fichero no detalle ningún periodo a nivel de incidencia.

• Concepto por defecto: Es obligatorio seleccionar un concepto retributivo por defecto. El comportamiento es idéntico al explicado previamente para las fechas.

• Mostrar informe de la importación: Mantén marcada esta casilla si deseas obtener un informe al finalizar la importación en caso de que se detecte algún problema durante el proceso. De esta forma podrás revisar fácilmente los errores o incidencias y corregirlos antes de repetir la importación.

⬇️ Importar el fichero

Sigue los siguientes pasos:

1️⃣ Pulsa Ruta del fichero y selecciona el Excel preparado.

2️⃣ Informa la letra de la columna que corresponde a cada dato solicitado. Estos parámetros determinan cómo se interpretará el fichero y cómo se asignarán los datos a cada trabajador en el programa.

💡 Si pulsas Configuración Predeterminada, el sistema propondrá automáticamente las columnas del Excel que corresponden a cada campo.
  
Esta opción resulta especialmente útil cuando se trabaja con un listado generado a partir de la exportación de plantilla, cuyo procedimiento se detalla
al final de este artículo.

La configuración establecida puede guardarse para futuras importaciones, siempre que el fichero utilizado mantenga la misma estructura y orden de columnas. Para ello, pulsa el botón Grabar Configuración.

En las siguientes importaciones de incidencias, será suficiente con:

🔹Seleccionar el tipo de importación.

🔹Pulsar en Leer Configuración, para que el sistema cargue automáticamente el resto de campos.

3️⃣ Haz clic en Importar.

4️⃣ Si dejaste marcada la casilla "Mostrar informe de la importación", el sistema mostrará un informe resumen con el resultado del proceso en caso de que encuentre errores o problemas para incorporar las incidencias.

🛠️ Preparación del EXCEL©

Tienes dos formas de preparar un listado válido para importar incidencias en el programa:

a) Crear el EXCEL© manualmente

Asegúrate de que las columnas coincidan con la configuración seleccionada.

b) Generar la plantilla desde la propia aplicación

En la ventana de importación de incidencias, una vez seleccionado el tipo de incidencia, pulsa el botón Exportar Plantilla.

Selecciona los trabajadores que deseas incluir y haz clic en Exportar.

En la ventana emergente:

• Indica el nombre del fichero
• Elige el directorio de guardado
• Define el orden del nombre de los trabajadores: Nombre-Apellido o Apellido-Nombre

El fichero generado incluirá los trabajadores seleccionados. Solo tendrás que rellenar:

• Fechas (si no las indicaste antes de exportar)
• Unidades
• Importe
• Código del Concepto