🗂️ Envío de nóminas al Doc3W

Esta guía detalla los pasos necesarios para exportar nóminas desde el módulo de Gestión Laboral al servicio Doc3W de forma correcta y segura.

⚙️ Configuración inicial en el Panel de Control de Aplifisa

Antes de comenzar, asegúrate de tener configurados los siguientes elementos dentro del Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa, en el menú Usuarios > sección Mantenimiento de Usuarios > opción Doc3W / Correo electrónico.

También es necesario tener configurada la URL de referencia y el nombre del servicio dentro del menú Utilidades > sección Datos Titular / Parámetros > opción Doc3W.

ℹ️ Estos parámetros de acceso son proporcionados por TeamSystem | Aplifisa en el momento del alta.

Para más información, consulta el artículo: Doc3W en Gestión Laboral.

Por último, comprueba que tengas configurada una cuenta de correo remitente en el menú Utilidades > sección Datos Titular / Parámetros > opción Servidor Correo.

Es imprescindible disponer de al menos una cuenta de correo electrónico configurada y operativa, ya que será la utilizada para realizar las comunicaciones asociadas al envío de documentación a MisDocumentos3W.

💻 Configuración en Gestión Laboral

En el apartado General > opción Otros Datos de la ficha de la empresa, encontrarás el campo URL disco virtual. Este parámetro vincula la empresa con su disco virtual en Doc3W.

⚠️ No es obligatorio cumplimentar este campo, salvo que se desee asignar un nombre personalizado al disco virtual. 

Cada trabajador/a puede tener una carpeta de usuario asociada en Doc3W. El parámetro aparece recogido en su ficha, en el apartado General > opción Observaciones.

💡 Recuerda que el sistema se encarga automáticamente de realizar el alta del disco virtual, creación de carpetas y generación de usuarios en el primer
envío de información al Doc3W.

⬆️ Envío de las nóminas al Doc3W

Después de realizar el proceso habitual para el cálculo de las nóminas, accede al menú Nóminas > sección Mantenimiento de Nóminas.  Aplica los filtros necesarios por empresa, trabajadores y período.

Cuando visualices en pantalla las nóminas que deseas enviar, haz clic en el botón Avisos de la parte inferior y selecciona la opción Enviar al Doc3W.

📗 Opciones de envío

1. Nóminas a enviar
   • Nómina actual: La nómina sobre la que estemos posicionados, la que aparece resaltada con fondo azul.
   • Todas las nóminas mostradas: Las nóminas que tengamos en pantalla en ese momento.
2. Formato: Podrás escoger el formato de la nómina con el que se generarán en .PDF.
3. Carpeta de destino
   • Carpeta de la Empresa: Todos los usuarios del disco virtual verán las nóminas.
   • Carpeta del Trabajador/a: Solo el trabajador verá sus nóminas.

🚨 Es necesario que el trabajador tenga su correo electrónico informado en su ficha.

✔️ Confirmación del Envío

Antes de enviar las nóminas, se mostrará una pantalla que consta de dos pestañas:

1. Envíos

   Aquí figura el nombre del disco virtual, el nombre y descripción del fichero a enviar y la carpeta de destino. 

Si el disco virtual aparece en blanco, significa que aún no existe y que es la primera vez que se enviará información al mismo. En ese momento, el sistema procederá a crear automáticamente el disco virtual, las carpetas necesarias y el usuario de acceso.

2.  Opciones y Conexión DOC3W

En este apartado encontrarás todas las opciones relacionadas con el envío de documentos. La mayoría de ellas vienen marcadas por defecto para facilitar el proceso.

Si deseas que los documentos se guarden dentro de una carpeta específica en el disco virtual, puedes indicarlo en el campo “Ruta fichero en servidor”. El sistema creará la carpeta con el nombre indicado (si no existe) y depositará allí la documentación enviada. 

La ruta puede parametrizarse en el menú Utilidades > sección Personalizar Parámetros > pestaña Uso de Aplicación II.

📧 Comunicación posterior

Tras el envío, el sistema mostrará una serie de preguntas.

Si durante el proceso se han creado el disco virtual y/o el usuario, el sistema preguntará si deseas enviar un correo con las credenciales y la dirección de acceso al cliente y/o trabajador.

A continuación, el sistema preguntará si deseas enviar un correo informativo sobre la disponibilidad de nuevos ficheros en el disco virtual, con el fin de avisar a los interesados.

✅ Verificación en Doc3W

Para finalizar, puedes acceder a Doc3W y comprobar que las nóminas se han subido correctamente al disco virtual correspondiente.

Tienes dos formas de acceso:

• Desde el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa, menú Utilidades > sección Gestión Doc3W

• A través del portal web de tu servicio: www.misdocumentos3w.com/nombre_de_servicio