🗂️ Doc3W en Gestión Laboral

💻 Configuración Inicial

Antes de comenzar a usar Doc3W, asegúrate de realizar la siguiente configuración en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa:

1. Accede al Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa y dirígete al menú Usuarios > sección Mantenimiento de Usuarios.

2. Edita el usuario con el que accedes normalmente al Panel y completa los campos solicitados en la pestaña Doc3W / Correo electrónico. Estos datos se facilitan en el momento de la contratación al usuario Administrador.

3. Ve al menú Utilidades > sección Datos Titular / Parámetros > opción Doc3W. Introduce los parámetros de acceso proporcionados por APLIFISA:

• URL de referencia del servicio
• Nombre del servicio
• Servidor

Puedes comprobar que la configuración sea correcta pulsando el botón Testear. Si es correcta, recibirás el siguiente mensaje:

4. Por último, comprueba que tengas configurada una cuenta de correo remitente en el menú Utilidades > sección Datos Titular / Parámetros > opción Servidor Correo.

Es imprescindible disponer de al menos una cuenta de correo electrónico configurada y operativa, ya que será la utilizada para realizar las comunicaciones asociadas al envío de documentación a MisDocumentos3W.

📧 Alta del Disco Virtual y Usuarios

Para que tus clientes (empresas) puedan recibir ficheros, debes registrar sus correos electrónicos en el sistema. Esto permitirá que sean dados de alta automáticamente en el servicio Doc3W al realizar el primer envío de documentación.

Durante el envío, si el disco virtual del cliente no existe el sistema lo crea automáticamente. También se genera un usuario de acceso asociado.

Toda esta información (credenciales y datos de acceso) se puede remitir al cliente (empresa) por correo electrónico en el mismo flujo de trabajo, sin necesidad de pasos adicionales.

En la ficha de la empresa, sección General > opción Otros Datos, se almacenará automáticamente la URL del disco virtual para el Doc3W. Este identificador vincula a la empresa con su espacio en la nube.

Cuando se envían ficheros al Doc3W, éstos se cargan en el disco virtual que coincide con este parámetro. Recuerda que no es necesario rellenar manualmente este parámetro, excepto, si deseas asignar un nombre distinto al que se asigne automáticamente.

ℹ️ En resumen:
                    
No hace falta crear previamente el disco virtual ni el usuario; el sistema se encarga de ello y permite notificarlo de inmediato al cliente por email.

📂 Envío de Ficheros

Una vez configurado el servicio, podrás enviar ficheros desde diferentes apartados de la aplicación:

• Gestión documental de la empresa: botón Avisos.
• Mantenimiento de Nóminas: botón Avisos.
• Informes > Emisión masiva de documentación: botón Doc3W.

El proceso de envío es automático y seguro.

Es posible seleccionar el destino de la documentación:

• Carpeta de la Empresa: El fichero será visible por todos los usuarios del disco virtual de la empresa.

• Carpeta del Trabajador/a: El fichero solo será visible por el trabajador o trabajadora asociado/a.

👥 Parámetros en Trabajadores/as

Cada trabajador/a puede tener una carpeta de usuario asociada en Doc3W.

Este parámetro se asigna automáticamente con el primer envío de documentación a su carpeta de usuario (Carpeta del Trabajador/a). Solo es necesario modificarlo si desea asignar una cuenta distinta a la predeterminada.

Al igual que en el alta de clientes, cuando se remite información a la carpeta del trabajador:

• El sistema genera automáticamente un usuario y contraseña de acceso.

• Estas credenciales se pueden enviar cómodamente por correo electrónico al trabajador dentro del mismo proceso.

📝 Recomendaciones

• Verifica que los correos electrónicos de los clientes estén correctamente escritos.
• No es necesario modificar los parámetros automáticos, salvo que tenga necesidades específicas.
• Para cualquier duda, contacte con el soporte de TeamSystem | Aplifisa.

💡 Descubre cómo subir las nóminas de los trabajadores al Doc3W en el siguiente artículo: Envío de nóminas al Doc3W.