Calcular correctamente el porcentaje de retención de IRPF que se debe aplicar a cada trabajador es una tarea esencial en el día a día de cualquier departamento laboral. Para facilitar este proceso, el programa Gestión Laboral incorpora herramientas que permiten no solo obtener el tipo de retención adecuado, sino también configurarlo en función de los datos individuales de cada empleado.
En este artículo te mostraremos, paso a paso, cómo configurar la información necesaria en la aplicación para que el cálculo sea correcto y cómo utilizar las distintas opciones de cálculo del porcentaje de retención que el programa pone a tu disposición. De esta forma, podrás asegurarte de que las retenciones aplicadas a las nóminas de tus trabajadores son siempre precisas y cumplen con la normativa vigente.
Parámetros clave en la configuración del IRPF
Antes de proceder al cálculo del porcentaje de retención, es fundamental asegurarse de que se dispone de todos los datos necesarios para completar el proceso de forma satisfactoria.
Una correcta verificación previa evitará errores en el resultado y garantizará que el tipo de retención aplicado en nómina se ajuste a la normativa vigente y a la situación particular de cada trabajador.
🧍♂️ Datos del Trabajador
En la ficha del trabajador, apartado General > opción IRPF, debes completar los siguientes campos:
- Tipo de Contrato
- Situación Familiar
- Porcentaje de discapacidad y movilidad reducida, si proceden
- Estado civil y NIF del Cónyuge si procede
- Ascendientes y Descendientes a cargo
- Otros datos del Modelo 145: rendimientos obtenidos en Ceuta y Melilla, movilidad geográfica, reducción por adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual, etc.
📅 Contrato y Fechas
Revisa los siguientes datos en el apartado Trabajo > opción Contrato / Convenio:
- Fecha de Alta
- Fecha Final del Contrato
En el menú lateral, apartado Trabajo > opción Prueba / Promoción, verifica también la fecha "Hasta" en caso de que exista alguna Prórroga configurada.
💰 Configuración de Retribuciones
En el apartado General > opción Retribuciones, comprueba:
- Los conceptos retributivos
Si el concepto se abona o se tiene en cuenta para la paga de vacaciones. Es decir, si el concepto se calcula sobre 11 o 12 mensualidades.
Para entender mejor este aspecto, vamos a analizar varios supuestos prácticos y comprobar cómo varía el importe bruto anual en función de si un determinado concepto retributivo se incluye o no en la paga de vacaciones.
📊 Supuestos de Cálculo del Bruto Anual
Suponemos que la fecha de alta del contrato fue el día 01//02/2024 y el cálculo del importe bruto corresponde al ejercicio 2025.
Caso 1. Con paga de vacaciones
En el salario base SÍ tiene marcado que se tenga en cuenta para paga de vacaciones.
- Salario base: 1.184 € × 12 meses = 14.208 €
- Pagas extras: 1.184 € × 2 pagas = 2.368 €
- Total importe bruto anual: 16.576 €
Caso 2: Sin paga de vacaciones
En el salario base NO tiene marcado que se tenga en cuenta para paga de vacaciones.
- Salario base: 1.184 € × 11 meses = 13.024 €
- Pagas extras: 1.184 € × 2 pagas = 2.368 €
- Total importe bruto anual: 15.392 €
Caso 3: Sin paga de vacaciones + importe fijo
NO se marcará esa casilla en la edición del concepto. SÍ se informará el importe en la casilla "Importe fijo paga de vacaciones".
- Salario base: 1.184 € × 11 meses = 13.024 €
- Pagas extras: 1.184 € × 2 pagas = 2.368 €
- Paga de vacaciones fija: 500 €
- Total importe bruto anual: 15.892 €
💡 Recuerda que... Se debe informar la incidencia de las vacaciones (Tipo: P - Permiso / Subtipo 1: Vacaciones)
🧮 Cálculo del porcentaje de retención del IRPF
Una vez completada la información necesaria, el cálculo del porcentaje de retención de IRPF de los trabajadores puede realizarse de dos maneras:
🔹 Desde la ficha del trabajador
Accede al apartado General > opción IRPF.
Pulsa el botón Calcular para obtener el tipo de retención correspondiente a ese trabajador en particular.
🔹 Desde el menú I.R.P.F.
Dirígete al menú I.R.P.F. > opción Cálculo % de I.R.P.F. de Trabajadores/as.
Selecciona uno o varios trabajadores para calcular de forma conjunta sus porcentajes de retención.
💻 Opciones del cálculo del porcentaje de IRPF
Las tres opciones disponibles son:
1️⃣ Cálculo de todo el año sin tener en cuenta fechas de alta y de baja
Utiliza esta opción en enero para calcular el tipo de retención inicial del trabajador de cara al ejercicio en curso.
2️⃣ Cálculo de todo el año respetando fechas de alta y de baja
En el caso de trabajadores que se dan de alta a lo largo del ejercicio o de aquellos en los que ya se conoce de antemano su fecha de fin de contrato.
El programa permite contemplar esta situación para que el cálculo del porcentaje de retención de IRPF se ajuste correctamente al período real de prestación de servicios del trabajador, evitando que se apliquen retenciones desproporcionadas o incorrectas.
3️⃣ Regularización (Acumulado + Previsto)
Esta opción se utiliza para realizar los ajustes necesarios en la retención a lo largo del año, motivados por distintas situaciones como cambios de convenio y/o tablas salariales, cambios de categoría o situación, etc.
También está disponible entre las opciones al calcular las nóminas.
Al realizar el recalculo del % de IRPF, la aplicación regulariza el tipo de retención teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Cantidades sujetas a retención de IRPF acumuladas hasta el mes anterior al que se aplica la regularización.
Cantidades sujetas a retención de IRPF previstas desde el mes en curso en el que se calcula la nómina.
Además, se tendrán en cuenta todos los importes correspondientes a trabajadores/as con el mismo NIF en la empresa actual, para que el cálculo refleje correctamente la situación global (por si tuviera varias fichas o códigos).
📢 El dato introducido en el concepto retributivo prevalece siempre sobre el configurado en la ficha del trabajador. Esto significa que, si en el concepto retributivo se establece que la tributación (retención) del concepto es a un tipo fijo, y en el trabajador se ha reflejado un tipo calculado, las retribuciones vinculadas a ese concepto siempre tributarán al tipo fijo definido en el concepto retributivo.
📑 Ejemplos de Informes
Se muestran ejemplos de informes generados por la aplicación con las tres opciones de cálculo. Los datos clave están resaltados para facilitar la revisión.
Cálculo de todo el año sin tener en cuenta fechas de alta ni de baja
Cálculo de todo el año respetando fechas de alta y baja
Para el ejemplo, se considera fecha de alta el 01/04/2025.
Regularización
En agosto se incrementa el salario base y se recalcula la retención con el acumulado hasta julio y el previsto desde agosto.
✅ Chequeo de Retenciones
Al generar el modelo 190, puedes comprobar si las retenciones se han aplicado correctamente durante el año mediante la opción “Chequeo de retenciones”.
El informe que se muestra en pantalla incluye una columna denominada “Diferencia”, cuya interpretación es la siguiente:
Diferencia positiva (+) ➡️ significa que se ha retenido de menos.
Diferencia negativa (–) ➡️ significa que se ha retenido de más.
❗Es recomendable revisar siempre estos importes y signos para detectar posibles incidencias antes de la presentación definitiva del modelo.
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