🚨 AVISO IMPORTANTE: Antes de continuar, se debe tener en cuenta que, si optas y configuras una empresa como "VERIFACTU", NO EXISTE ENTORNO DE PRUEBAS. Desde ese momento, la empresa pasará a enviar a la A.E.A.T. las facturas consolidadas y NO PODRÁ PASAR A "NO VERIFACTU" HASTA FINALIZAR EL EJERCICIO 2025.
🔔 A TENER EN CUENTA: Seguimos trabajando activamente en funcionalidades adicionales como la consolidación masiva, que estará disponible en próximas actualizaciones. Por este motivo, si deseas presentar masivamente facturas a la AEAT, te recomendamos valorar posponer la activación del escenario Veri*Factu hasta contar con una versión más completa.
Contenido:
⚙️ Configuración de empresas
Las soluciones de facturación de TeamSystem | Aplifisa permiten gestionar varios sistemas de facturación, que son mutuamente excluyentes.
Para configurar correctamente el escenario en el que se encuentra una empresa, deberás acceder a su ficha desde el menú Ficheros > sección Mantenimiento de Empresas de Facturación.
Una vez allí, edita la empresa, ve a la pestaña “Configuración AEAT” y pulsa el botón Configurar Escenario.
Dentro de la configuración del escenario VERI*FACTU de la empresa, existen 3 opciones posibles.
1. Empresa acogida a VeriFactu – Contribuyente del Impuesto de Sociedades
2. Empresa acogida a VeriFactu – No es contribuyente del Impuesto de Sociedades
En ambos casos (1 y 2), se refiere a las empresas que estén obligadas o decidan acogerse al sistema VeriFactu, distinguiendo entre si es contribuyente o no del Impuesto sobre Sociedades.
Debes marcar la opción correspondiente, además de informar la Fecha de comienzo en modo VeriFactu, es decir, la fecha en la que la empresa comenzará a remitir sus registros de facturación a la AEAT. El software adaptará automáticamente el tratamiento de las facturas conforme al reglamento correspondiente a partir de dicha fecha.
⚠️ ESTE PROCESO ES IRREVESIBLE. Una vez se opte por el sistema VeriFactu, la A.E.A.T. incluirá automáticamente a la empresa en el nuevo sistema, y no será posible abandonar el sistema durante el mismo ejercicio. Según la normativa vigente, la elección de la modalidad "VERIFACTU" debe mantenerse hasta el final del ejercicio fiscal, sin posibilidad de cambiar a otro sistema de facturación hasta el siguiente ejercicio.
Por último, en cualquiera de estos dos escenarios, deberás completar el apartado inferior Datos de usuarios de la aplicación.
Selecciona el certificado deseado para presentar los registros de facturación. Este certificado debe estar previamente importado en el Almacén de Certificados de Aplifisa dentro del Panel del Control.
Indica si será el Obligado Tributario quien presente con su certificado los registros de facturación, o si lo realizará un Representante/Asesor, en cuyo caso, deberá informar tanto el NIF como nombre de este.
🔗 Consulta el artículo Veri*Factu: Cambios en GESTIÓN DE DESPACHOS para más información sobre los certificados de usuario.
3. Empresa que no tiene que aplicar el Reglamento VERI*FACTU
Se tendrá que informar del motivo de no aplicación:
Estar ubicada fuera del territorio de aplicación
Estar acogida al SII
Estar acogida a TicketBAI
Tener un acuerdo de no aplicación, en virtud del Artículo 5 del RD 1007/2023
Ser una empresa de pruebas o de formación que no emite facturas reales
En este caso, la aplicación no se verá afectada por el Reglamento VeriFactu, es decir, el usuario comprobará que su funcionamiento será el mismo que hasta ahora.
Una vez configurado el escenario VeriFactu, debes salir de la empresa en cuestión y entrar de nuevo para que se guarden los cambios.
Desde este momento, sabrás que la empresa está configurada para VeriFactu por dos motivos:
Mantenimiento de empresas: En el menú Ficheros > sección Mantenimiento de Empresas, aparecerán mostradas todas las empresas que están registradas en la aplicación. Aquellas que estén configuradas con el sistema VeriFactu aparecerán identificadas con un icono en este listado.
Dentro de la propia empresa: Una vez que selecciones y entres en una empresa para trabajar con ella en Gestión de Despachos, aparecerá el logotipo de VeriFactu en el fondo de la aplicación.
👥 Configuración de clientes
Para empresas VeriFactu, se ha incorporado un nuevo apartado denominado “Parametrizar datos AEAT” en la ficha del cliente, accesible desde el menú Ficheros > sección Clientes.
Este nuevo apartado permite establecer valores por defecto personalizados para cada cliente, que se aplicarán automáticamente al dar de alta una factura.
Los campos que se pueden parametrizar son:
Tipo de factura
Clave de Régimen Especial
Causa de exención
Causa de no sujeción
Descripción
Esta funcionalidad facilita el cumplimiento normativo y agiliza el proceso de emisión de facturas conforme a los requisitos de la AEAT.
📄Configuración de formatos de facturas definidos con anterioridad a VeriFactu
A partir de la versión con fecha 06-10-2025, se permite incluir el código QR en formatos definidos por el usuario con anterioridad a la versión VeriFactu.
Puedes incluir el código QR en formatos predefinidos con anterioridad a VeriFactu, desde el menú Ficheros > sección Mantenimiento de Empresas de Facturación, siguiendo las siguientes indicaciones.
1️⃣ Sitúate sobre la empresa en la que quieres añadir el código QR en el formato de la factura y dirígete al menú Herramientas > opción del desplegable Formato Factura.
2️⃣ En la ventana que se abre, pulsa el botón Configurar Diseño de Factura.
💡 Recomendación:
Antes de incluir el QR Tributario, duplica el formato en el que vas a insertarlo.De esta manera, si realizas algún cambio no deseado, podrás volver a
empezar desde el formato original sin perderlo.
Para duplicarlo, sitúate sobre el formato deseado y haz clic en el botón Duplicar.
3️⃣ Una vez duplicado, selecciona el formato en el que quieras incluir el código QR y pulsa el botón del menú Herramientas > opción del desplegable Añadir QR Verifactu.
4️⃣ A continuación, aparecerá un mensaje de aviso, indicando que:
“Esta opción incluye los campos del QR de Verifactu en el formato seleccionado. El proceso NO es reversible, se recomienda duplicar el formato”.
Confirma que quieres continuar (siempre que previamente hayas duplicado el formato). Finalizado el proceso, el programa informará que el formato se ha modificado correctamente.
5️⃣ Una vez modificado, edita el formato en el que se ha incluido el código QR, situándote sobre él y pulsando el botón Editar Diseño.
Se puede observar que, por defecto, el código QR Tributario se posiciona en la parte superior derecha del documento.
Es posible que, en esa misma zona, existieran previamente otros campos, los cuales hayan sido sobrescritos al insertar el QR. En estos casos, será necesario reubicar manualmente las cajas que contenían esos campos para asegurarse de que no queden ocultos o superpuestos por el código QR.
💻 Proceso de facturación en VeriFactu
El proceso de emisión de facturas en VeriFactu es prácticamente el mismo que fuera de este sistema, con una diferencia clave:
Las facturas pueden generarse desde los mismos apartados habituales —como facturación de pedidos, albaranes, prefacturación o mediante la creación manual—, pero inicialmente se crean en estado Borrador.
Estas facturas en borrador no tienen validez fiscal, no se comunican a la Agencia Tributaria, pero sí pueden enviarse a los clientes para su revisión, corrección o validación. También pueden modificarse o anularse en esta fase.
En el momento de dar de alta la factura, VeriFactu obliga a indicar el Tipo de Factura y Clave de Operación, además de la Descripción de la Operación. Estos campos vendrán cumplimentados por defecto y deberán modificarse en el caso de que el tipo de factura y operación sean distintos.
Una vez que has verificado que la factura es correcta y deseas emitirla de forma definitiva, debes realizar el proceso de consolidación. Es en ese momento cuando:
La factura adquiere validez fiscal
Se le asigna un código QR
Se informa automáticamente a la Agencia Tributaria
A continuación, veremos los distintos estados por los que puede pasar una factura en VeriFactu: Borrador (B), Anulada (A) y Consolidada (C).
🔸 Facturas Borrador
Todas las facturas que se den de alta, por defecto, tendrán un primer estado Borrador, ya sean añadidas manualmente o emitidas a partir de la prefacturación.
En el Mantenimiento de Facturas (menú Facturación > sección Mantenimiento de Facturas), aparecerá el texto "Borr." en la columna Estado para este tipo de facturas.
En una factura en estado Borrador, se pueden modificar todos los campos de esta. Para ello, situándote encima de la factura, pulsa el botón Editar o haz doble clic sobre la misma.
Al editar y guardar los cambios en una factura con estado Borrador, siempre se mostrará un mensaje informativo y recordatorio que debes aceptar para continuar: “La factura se encuentra en estado 'BORRADOR', por lo que no tiene validez fiscal hasta que no se le asigne un número de factura realizando su 'CONSOLIDACIÓN'.”
Toda factura en este estado tendrá asignada una serie, pero no un número de factura.
La factura con estado Borrador no genera vencimientos.
Podrá imprimirse, pero aparecerá indicado claramente que se trata de una factura Borrador, es decir, sin ningún tipo de validez fiscal. El borrador no se remite a la Agencia Tributaria, por eso carece de QR Tributario.
❌ Anulación de facturas Borrador
ℹ️ Las facturas en estado Borrador NO se podrán eliminar.
Si se decide que el borrador no es válido y se desea eliminar o suprimir, cambiará el estado de la factura de Borrador a Anulada.
Para anular una factura, es necesario situarse encima de la misma en el mantenimiento de facturas y pulsar el botón Anular <Supr>.
✔️ Consolidación de Facturas Borrador
Para consolidar una factura borrador y proceder a su presentación en la AEAT, es necesario entrar en dicha factura con doble clic sobre la factura o a través del botón Editar, y pulsar el botón Consolidar.
⚠️ Este proceso es irreversible, una vez consolidada una factura borrador, no se podrá volver atrás.
Al consolidar, aparecerá una ventana con la información de los datos de la factura consolidada que se emitirá:
El número y serie de factura no se podrá modificar, ya que la serie se seleccionó en el momento de la emisión del borrador y el número debe ir correlativo a la última factura consolidada.
La fecha de la factura consolidada viene determinada por la fecha del día de la consolidación y no se podrá modificar.
Imprimir factura: Se marcará si se desea que aparezca la factura en pantalla para su impresión o visualización.
Marcar factura como cobrada: Si esta opción está marcada, el vencimiento generado pasará a cobrado automáticamente. Si no se marca, se generará un vencimiento pendiente de pago (o varios, según la Forma de pago), por el importe total de la factura.
🔸Facturas Anuladas
En el Mantenimiento de Facturas (menú Facturación > sección Mantenimiento de Facturas), aparecerá el texto “Anu.” en la columna Estado para este tipo de facturas.
Aparecerán tanto los borradores anulados (que no tendrán número de factura asociado) como las facturas consolidadas anuladas (que aparecerá en el listado haciendo referencia al número de factura original que ha sido anulada).
- No se podrá reactivar la factura, ni cambiar de estado. Tampoco se podrá hacer ningún tipo de modificación sobre estas.
- No se tienen en cuenta para vencimientos, ni tienen documentos asociados.
- Por defecto, este tipo de facturas no aparecen visibles en el Mantenimiento de Facturas. Para poder visualizarlas, activa la casilla superior "Ver: Anuladas" o pulsa el botón Filtrar > pestaña Estados Facturas y marca la casilla "Anuladas”.
- Podrán imprimirse, pero claramente aparecerá indicado que es una factura anulada, sin validez fiscal.
-
Si la factura anulada procede de una factura previamente consolidada, al consultarla podrás pulsar el botón Datos Veri*Factu para conocer el estado de presentación de dicha anulación. Si todo es correcto, el sistema mostrará el estado “Baja” y tendrás la opción de consultar el registro directamente en la página de la AEAT.
También puedes acceder a esta misma información desde la aplicación, en el menú Facturación > sección Registros Veri*Factu.
🔸Facturas Consolidadas
En el Mantenimiento de Facturas Emitidas (menú Facturación > sección Mantenimiento de Facturas), aparecerá el texto “Con.” en la columna Estado para este tipo de facturas.
- Tendrán número y serie de factura, y serán únicas.
- Es la única factura que tiene validez fiscal y ha sido informada a la Agencia Tributaria.
- No se podrán realizar modificaciones sobre las facturas consolidadas.
- Generarán los vencimientos correspondientes.
Podrán imprimirse y enviar, incluyendo los campos obligados por VeriFactu: QR Tributario, URL de comprobación y texto “VeriFactu”.
Al escanear con tu teléfono móvil el código QR de una factura consolidada, enlazará directamente con la página de la Agencia Tributaria y podrás verificar el estado del envío del registro, así como los datos principales del mismo.
No podrás eliminar ni editar ningún campo de la factura. En el caso de que se desee hacer alguna modificación sobre la factura, deberá hacerse mediante una nueva factura, indicando como tipo “Rectificativa” o bien, si procede, realizar la anulación de la misma.
❌ Anulación de facturas Consolidadas
Las facturas en estado consolidado no se podrán eliminar.
Si, por cumplimiento de la normativa, es necesario anular una factura consolidada, deberás proceder a su anulación siguiendo los pasos que se detallan a continuación:
1️⃣ Para anular una factura consolidada, accede al mantenimiento de facturas y sitúate sobre la factura consolidada que deseas anular. Pulsa el botón Anular.
2️⃣ Dentro de la propia factura, pulsa de nuevo Anular.
3️⃣ Al hacerlo, el sistema mostrará un mensaje informativo indicando que:
“No se puede eliminar una factura consolidada presentada a la AEAT. Si desea corregir un error, lo recomendable es la emisión de una factura rectificativa corrigiendo el error. Si aun así desea realmente ANULAR la factura, la factura no se eliminará, se marcará como anulada, pero seguirá figurando en el programa y su número y serie no podrán volver a ser utilizados en una nueva factura. Además, se remitirá dicha anulación a la AEAT.”
4️⃣ Al continuar con el proceso, aparecerá la ventana con los Datos de Presentación a Veri*Factu de la factura consolidada. Deberás pulsar nuevamente el botón Anular para confirmar.
5️⃣ El sistema mostrará un resumen con los datos de la factura a anular. Pulsa de nuevo "Sí" para confirmar definitivamente la anulación del registro.
6️⃣ La aplicación mostrará un mensaje indicando que la anulación se ha realizado correctamente y se ha remitido a la AEAT.
Puedes comprobar el estado del registro enviado a la AEAT desde dos ubicaciones:
🅰️Desde el Mantenimiento de Facturas: Consulta la factura anulada y pulsa el botón Datos Veri*Factu.
🅱️Desde el menú principal de la aplicación: Accede al menú Facturación > sección Registros Veri*Factu.
En ambos casos verás el Tipo de registro: Anulación. Si lo consultas, podrás comprobar los datos enviados a la Agencia Tributaria y el estado actual del registro.
🔍 Consulta de registros VeriFactu
Desde este apartado, se podrán consultar todos los envíos realizados a la Agencia Tributaria, así como conocer su estado y principales datos del registro de facturación.
Puedes acceder desde la aplicación, en el menú Facturación > sección Registros VeriFactu.
También, podrás consultar los datos del envío de una factura en cuestión desde la propia factura, pulsando el botón Datos Veri*Factu y posteriormente, Ver Registros.
Se mostrará un listado con todos los registros de facturación enviados, incluyendo los principales datos de cada uno. Además, podrás consultar el estado de la presentación mediante un sistema de iconos visuales:
✅ Check verde: para aquellos registros aceptados.
❌ Cruz roja: registros que han sido rechazados.
⚠️ Triángulo amarillo: registros aceptados con errores.
Este sistema te permitirá identificar de forma rápida qué registros requieren revisión o corrección.
Además, desde esta ventana, dispondremos de varios botones con otras utilidades:
Consultar: Permite visualizar el registro donde estés posicionado de manera individual. Se mostrarán todos los datos que han sido enviados a la Agencia Tributaria: la información de la factura enviada, datos de la rectificación en caso de ser una factura rectificativa, los identificadores de la factura anterior que garantiza la trazabilidad en VeriFactu y los datos del Sistema Informático de Facturación.
Desde esta ventana, podrás consultar el estado de registro y el código y descripción de error en la AEAT en caso de que haya sido aceptado con errores o rechazado.
Filtro: Permite mostrar únicamente los registros de facturación que interesen según varios criterios de búsqueda o tipo de factura. Para ello, configura los criterios que deben cumplir los registros y pulsa el botón Filtrar.
-
Listado: Será posible obtener un informe en formato EXCEL© con todos los datos correspondientes a los registros mostrados en pantalla. Además, se ofrece la posibilidad de:
Modificar la ruta de descarga del informe generado.
Mostrar el informe automáticamente al finalizar la generación.
Abrir la carpeta de destino donde se ha guardado el archivo.
📄 Informes
En el menú Informes > sección Clientes, tanto para la obtención del listado de Facturas como del Histórico de Facturas, se ha incorporado una nueva funcionalidad que permite filtrar los registros según el estado de la factura.
Ahora es posible marcar o desmarcar los estados que se deseen incluir en el informe, eligiendo entre las siguientes opciones:
Consolidada
Borrador
Anulada
Pre-VeriFactu
Esta mejora permite generar informes más precisos y adaptados a las necesidades de análisis o control de cada empresa.
Además, se mostrará en la cabecera de dicho informe, qué registros se están teniendo en cuenta para la obtención.
❓ Apartado de ayuda VeriFactu
Dentro de la aplicación, se pone a disposición del usuario una serie de documentos y enlaces informativos, con el propósito de facilitar la comprensión y el uso adecuado del programa. Estos recursos pueden consultarse en el menú Ayuda > sección Veri*Factu.
Veri*Factu en Gestión de Despachos
Acceso al Centro de Ayuda y Soporte Online de TeamSystem | Aplifisa: Veri*Factu – Aplifisa, donde puedes encontrar las principales cuestiones legislativas afectadas por VeriFactu, los cambios introducidos en Gestión de Despachos por la aplicación de la nueva normativa, las configuraciones necesarias en el software para acogerse al sistema VeriFactu y el funcionamiento del día a día para empresas acogidas a VeriFactu.
Declaración Responsable
En este apartado podrás consultar los documentos que certifican que Gestión de Despachos y la TeamSystem Api, son sistemas de facturación conforme a los requisitos técnicos y legales establecidos en la normativa vigente. Estos documentos garantizan el cumplimiento del reglamento aplicable a los sistemas informáticos de facturación.
Histórico de Declaraciones Responsables
Enlace web donde ponemos a tu disposición la última Declaración Responsable de la aplicación (con la posibilidad de descarga en formato .PDF) y la consulta de todas las declaraciones Responsables desde la primera versión VeriFactu.
Además, tendrás acceso al esquema del proceso de facturación en la aplicación.
FAQS de la AEAT
Se proporciona un enlace directo a la página oficial de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), donde se recogen las preguntas frecuentes (FAQs) relacionadas con los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERI*FACTU. En esta sección, los usuarios podrán consultar información detallada sobre el objeto, requisitos, funcionamiento y normativa aplicable a dichos sistemas.
🔗 Puedes acceder a esta información a través del siguiente enlace: Agencia Tributaria: Preguntas frecuentes (FAQ)
Informador Verifactu AEAT
Enlace directo a la página de la Agencia Tributaria Asistente Informador VeriFactu donde podrás encontrar información sobre los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación a empresarios y profesionales y los registros de facturación.
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