TS FACTURAS BILLIN: Descargar facturas, cobros y pagos en TS Contabilidad – Aplifisa

Si has contratado para los clientes de tu despacho la solución en la nube TS Facturas Billin, desde la que pueden emitir de forma rápida y sencilla sus facturas de venta y registrar sus facturas de gasto, no te pierdas esta guía en la que te explicamos, paso a paso, cómo importar las facturas, cobros y pagos de tus clientes a la aplicación TS Contabilidad.

Descargar facturas de TS Facturas BIllin en TS Contabilidad
Descargar cobros o pagos de TS Facturas Billin en TS Contabilidad
Aspectos importantes a tener en cuenta

🚨 Importante:

Antes de poder realizar la descarga de la información registrada por tu cliente en TS Facturas Billin, asegúrate de haber configurado las
credenciales de gestor en el Panel de Control de TeamSystem | Aplifisa.

Más información sobre cómo hacerlo en: 🔗 TS FACTURAS BILLIN: Cuenta de gestor

📥 Descargar facturas de TS Facturas BiIllin en TS Contabilidad

Para importar las facturas de TS Facturas Billin en la aplicación de TS Contabilidad, dirígete al menú Asientos > sección Captura Masiva de Asientos > opción del desplegable Importar desde TS Facturas Billin.

También puedes hacerlo desde el menú Asientos > sección Asientos Diario > Herramientas > opción Importar desde TS Facturas Billin.

Pasos de la importación

1️⃣ En el primer paso del asistente se te solicitarán las credenciales del usuario con el que te vas a conectar a TS Facturas Billin, que se rellenarán automáticamente en caso de estar configuradas en el Panel de Control. También se tomará el NIF de la empresa seleccionada para buscar sus facturas.

2️⃣ En el segundo paso debes configurar el filtro de facturas a descargar, pudiendo seleccionar el tipo de facturas (Ventas o Compras), el rango de fechas de expedición, la serie y el rango de fechas de la última modificación.

3️⃣Seguidamente, selecciona las subcuentas por defecto con las que se generarán los asientos en TS Contabilidad.

4️⃣ En el último paso, el sistema te mostrará la vista previa de las facturas descargadas a importar, indicando si se han detectado errores y pudiendo ser modificadas antes de ser insertadas definitivamente en la base de datos del programa.

En este punto, podrás realizar una búsqueda rápida (F2 - Filtro) que agilizará la localización de los registros, e incluso, generar un listado.

Mediante la edición, es posible visualizar el asiento completo y modificar los datos que se van a incorporar.

🔸Datos de la subcuenta

El proceso comprueba si ya existe una subcuenta creada previamente en el mantenimiento de subcuentas de la empresa activa. Para ello, realiza la búsqueda primero por NIF y, después, por coincidencia exacta con el nombre.

Desde el registro de la subcuenta del cliente/proveedor, si esta no existe, se podrá acceder para modificar el NIF y el nombre, en caso de ser necesario.

Sabrás que no existe porque el campo de subcuenta aparecerá en blanco durante la edición y, en el detalle del asiento, figurará únicamente con tres dígitos (430). Además, en la edición de la partida verás la indicación de que se creará una subcuenta 430.

Si modificas o corriges la clave de identificación y el NIF de la subcuenta, el programa mostrará un aviso por si el cambio afecta al asiento contable.

NIF Actualizado. Este cambio puede afectar a la subcuenta de IVA informada e importes. Se recomienda revisarlos.

Si modificas o corriges el nombre de la subcuenta de uno de los asientos y el programa detecta que existen más registros para el mismo NIF, te preguntará si quieres sincronizar los cambios.

Se han detectado más asientos a importar con el mismo NIF. ¿Desea modificar el nombre en todos?

🔸 Datos del Libro de IVA

Desde el registro de la subcuenta de IVA, podrás modifica o consultar el Libro de IVA pulsando el botón Editar LIbro de IVA, si fuera necesario.

Una vez corregidos los errores pertinentes, procederás a Importar. Si tienes algún registro con estado «Erróneo» y/o «A revisar» , el programa te advertirá de ello y pedirá confirmación para continuar el proceso.

Se han detectado X asientos con errores que no han sido corregidos. ¿Desea continuar importando solo los asientos correctos?

Se han detectado X asientos en los que se debe revisar el ámbito y la identificación de su subcuenta. Si ya los ha revisado y son correctos, puede continuar con la importación. ¿Desea continuar con la importación?

Al importar, verás cómo avanza la barra de progreso a medida que el programa vaya grabando los asientos.

Cuando finalice el proceso, indicará cuántos asientos se han creado.

Al finalizar, el sistema recomendará realizar una remuneración de facturas. Es conveniente hacerlo previa copia de seguridad de la empresa.

Se recomienda realizar la renumeración de facturas. Antes de proceder, es aconsejable efectuar una copia de seguridad. Para realizar esta operación, acceda a Asientos > Utilidades de Asientos > Renumerar registros de I.V.A.

Tras aceptar este último mensaje, se mostrará en pantalla un informe de las subcuentas creadas automáticamente durante el proceso.

📥 Descargar cobros o pagos de TS Facturas Billin en TS Contabilidad

Para generar los asientos de cobro o pago de las facturas registradas por tu cliente en TS Facturas Billin, accede a la opción de captura desde TS Facturas Billin.

Puedes hacerlo desde el menú Asientos > sección Asientos Diarios > Herramientas, o bien desde la sección Captura Masiva de Asientos.

Al igual que en la descarga de facturas, el primer paso será identificarte como usuario gestor. Una vez autenticado correctamente, en la lista desplegable disponible dentro de las opciones de configuración de la importación, selecciona el tipo “Cobros” o “Pagos”, según corresponda.

Para generar el asiento, deberás informar una subcuenta de cobro o de pago por defecto. No obstante, si la subcuenta del cliente, deudor, proveedor o acreedor ya existe y tiene configurada en sus parámetros una subcuenta de cobro o pago, el programa tomará esa información automáticamente.

Al realizar la importación, se mostrará un listado previo con los asientos que se van a incorporar. Desde esta pantalla podrás completar o modificar aquellos registros que lo necesiten porque contengan información incorrecta o incompleta.

Recuerda que únicamente se importarán los asientos correctos.

Cuando consideres que toda la información está revisada, pulsa en Importar y espera a que finalice el proceso. Al terminar, se mostrará un resumen con los asientos generados.

📢 Aspectos importantes a tener en cuenta

Se detectarán como erróneas facturas duplicadas para impedir su importación, es decir, el programa validará si ya existe en la aplicación una factura emitida con el mismo nº de factura y fecha o una factura recibida con el mismo número de factura de proveedor, misma fecha de expedición y cuenta.
El ámbito de operación de los asientos se asignará en función del número de identificación del contacto, es decir, si se detecta como un NIF/NIE válido, será una operación interior, si coincide con la estructura de un NIF IVA intracomunitario, será intracomunitario y si no corresponde a ninguno de los anteriores, será tratado como una exportación-importación.
Si el cliente ha modificado el nombre, dirección, código postal, teléfono y/o email de alguno de los contactos en TS Facturas Billin a los que haya emitido nuevas facturas, se actualizará dicha información en el mantenimiento de subcuentas de TS Contabilidad durante el mismo proceso al tener marcado «Actualizar datos de contacto si ya existe el NIF en la empresa».

El filtro por “Fecha de Modificación” permite incorporar facturas que hayan sido modificadas entre esas fechas. En TS Facturas Billin se guarda un Historial con la fecha de creación y posteriores modificaciones realizadas en la factura que puede visualizarse al consultarla.
En las ventas, el programa generará los asientos con la subcuenta de venta parametrizada en la cuenta ya existente en TS Contabilidad, o en su defecto, con la seleccionada al configurar la importación.
En los gastos, se respetará la clasificación que haya establecido su cliente a la hora de grabar el gasto en la plataforma de TS Facturas Billin, asignándole el concepto equivalente en TS Contabilidad. Los gastos que no estén clasificados se traspasarán con la subcuenta parametrizada en la cuenta ya existente en TS Contabilidad, o en su defecto, con el predeterminado en la importación de facturas.
Actualmente la importación no es posible si la empresa gestiona Recargo de Equivalencia o Prorrata.
Si descargas facturas de gasto con inversión del sujeto pasivo, debes revisar que los datos (tipos, cuotas y marcas del Libro de IVA) sean correctos.

💡 Si tienes cualquier duda sobre el uso de TS Facturas Billin como gestor, te recomendamos que leas el siguiente documento 🔗 Manual para gestores.